Is uw opa binnenkort jarig, of is er een club- of bedrijfsjubileum? Dan is een herdenkingsuitgave een ideale manier om de gelegenheid te markeren. Het schrijven van een herdenkingspublicatie en het presenteren ervan aan de doelgroep vergt enige inspanning en moet zorgvuldig worden gepland. Uiteindelijk ontstaat er echter een waardevol aandenken dat, afhankelijk van de gelegenheid, ook voor marketing kan worden gebruikt. Ontdek in onze blogpost hoe u een herdenkingspublicatie schrijft en waar u op moet letten.

Definitie: Wat is een herdenkingspublicatie?

De eerste bekende herdenkingspublicatie verscheen in 1640 in Leipzig, de 200ste verjaardag van de drukpers. Sindsdien zijn herdenkingspublicaties traditioneel tot op de dag van vandaag voortgezet en worden ze als geschenk gegeven ter gelegenheid van grote vieringen en jubilea.

Een herdenkingsuitgave is een bijzondere uitgave die voor feestelijke gelegenheden wordt samengesteld uit verschillende losse bijdragen. Afhankelijk van de gelegenheid waarvoor de herdenkingspublicatie wordt vervaardigd, verschilt de inhoud sterk van andere herdenkingspublicaties. Over het algemeen zijn er echter twee groepen te onderscheiden:

De academische herdenkingspublicatie

De academische herdenkingspublicatie is geschreven ter ere van een wetenschapper, wetenschapper, professor of arts. In de regel zijn dit essays geschreven door collega's, studenten of vrienden die een specifieke vraag of probleem behandelen op het door de wetenschapper behandelde vakgebied. De ontvanger ontvangt bij voorkeur de herdenkingspublicatie voor een mijlpaalverjaardag, samen met een lovende toespraak en bibliografie. Aan het einde van de herdenkingspublicatie kan een persoonlijke opdracht worden geschreven als speciale erkenning voor de geleerde. Naast de schriftelijke discussies van de individuele bijdragers bevat de herdenkingspublicatie ook een volledige lijst van de geschriften van de wetenschapper, geleerde of arts. Om deze reden is een herdenkingspublicatie ook een belangrijke bron van de wetenschappelijke geschiedenis van de ontvanger. Academische herdenkingspublicaties kunnen na publicatie worden aangeschaft.

Particuliere herdenkingspublicaties voor bedrijven en verenigingen

Naast academische herdenkingsuitgaven zijn er ook publicaties voor bedrijfs- of verenigingsjubilea. Deze bevatten informatieve brochures gericht op een breed publiek. Ook particuliere herdenkingsuitgaven bevatten een breed scala aan informatie over actuele gebeurtenissen en ontwikkelingen binnen de vereniging of het bedrijf. Daarnaast is er een groot aantal grafieken, foto's en een verslag van de geschiedenis van de vereniging of het bedrijf. Ook voor vrienden of familieleden kunnen er particuliere herdenkingspublicaties worden gemaakt. De gelegenheid is meestal rond verjaardagen, waarbij vrienden en familieleden verhalen schrijven over de ontvanger of persoonlijke ervaringen met hen. Dit type herdenkingspublicatie blijft doorgaans privé en is niet openbaar toegankelijk of te koop.

Een herdenkingspublicatie maken - zo moet u verder gaan

Als algemene regel dient u er rekening mee te houden dat het uitgeven van een herdenkingspublicatie veel tijd en mogelijk ook financiële inspanningen met zich meebrengt. Daarom is het, afhankelijk van de gelegenheid, belangrijk om ervoor te zorgen dat de productie van een herdenkingspublicatie echt de moeite waard is, want als het eindresultaat een ontoereikende brochure is die in de toekomst nauwelijks meer bekeken zal worden, is de inspanning nauwelijks de moeite waard.

Het doel van een herdenkingsuitgave is om een interessante publicatie te presenteren die tevens als boegbeeld voor een bedrijf of vereniging kan fungeren. Herdenkingspublicaties kunnen het imago cultiveren, de bekendheid enorm vergroten en bovendien de klant- of ledenrelatie versterken. De eerste stap bij het maken van een professionele herdenkingspublicatie is een nauwkeurige planning.

Stap 1 bij het maken van een herdenkingspublicatie: Planning

Als dit de eerste keer is dat u een herdenkingspublicatie moet maken, moet u, afhankelijk van de gelegenheid, tot een jaar vóór de verschijningsdatum beginnen met de eerste ideeën en gedachten. Het is raadzaam eerdere herdenkingspublicaties met elkaar te vergelijken, zodat gebruik kan worden gemaakt van de bestaande structuur.

Daarnaast is het belangrijk om over verschillende vragen na te denken. Hoeveel geld kan worden gebruikt om de herdenkingspublicatie te produceren? Welk formaat en welk type ontwerp (gebonden, gestikt, vierkant, staand formaat, boek, brochure) moet er uiteindelijk uit komen? Ook is het belangrijk om de doelgroep te bepalen: welke doelgroep wordt aangesproken? Wie de herdenkingspublicatie precies coördineert en eraan deelneemt en welke werktijd voor de productie ervan is gepland, maakt ook deel uit van de voorlopige planning. Naast het beantwoorden van deze vragen is het belangrijk om te bepalen welke inhoud in de publicatie wordt geïntegreerd. Verder moet je je afvragen of er ook gastauteurs bij betrokken zijn of dat alle teksten door jezelf geschreven worden. Last but not least zal de manier waarop de herdenkingspublicatie wordt verspreid, de productie ervan beïnvloeden.

Maak een tijd- en productieplan. De datum van distributie is het startpunt van waaruit teruggewerkt wordt. Dienovereenkomstig is het schema vanaf het begin over het algemeen als volgt opgebouwd:

• - Meer dan een jaar geleden: Vraag indien nodig naar gastauteurs.
• - Vóór één jaar: Bepaal de inhoud en het ontwerp van de herdenkingspublicatie, wijs taken toe aan aangewezen personen die gegevens verzamelen, beeldmateriaal aanschaffen, de lay-out ontwerpen, enz.
• - Twee tot drie maanden van tevoren: begin met het redigeren van de teksten, waarschuwen voor mogelijke gemiste deadlines, proeflezen van de teksten en controleren van de lay-out; Als er geen gebruik wordt gemaakt van een flexibele onlinedrukkerij, dient u de PDF's ter afdruk aan.
• - Vier weken van tevoren: lever de herdenkingspublicatie in bij de onlinedrukkerij, zodat deze voldoende tijd heeft en fouten kunnen worden gecorrigeerd en herdrukt.

Ook een layout- en productieplan is aan te raden. In het eerste geval wordt genoteerd welke inhoud op welke pagina's moet komen en toont het productieplan de overeenkomstige voortgang. Zo krijgt u een goed overzicht van de voortgang van de productie van de herdenkingspublicatie.

Tip: Als er gastbijdragen in de herdenkingspublicatie moeten worden opgenomen, stel dan een deadline vast die minimaal een week eerder ligt dan de juiste deadline. Ten eerste is het niet ongebruikelijk dat auteurs er niet in slagen om op de aangegeven datum te leveren, en je hebt nog steeds voldoende tijd om de gastbijdragen te corrigeren.

Stap 2 bij het schrijven van een herdenkingspublicatie: Structuur

Een herdenkingspublicatie heeft, net als andere publicaties, een logische structuur en deze dient u te volgen. Er zijn ook elementen in een herdenkingspublicatie die geïntegreerd moeten of verwacht worden.

Allereerst de logische opbouw: Een herdenkingspublicatie heeft een titel op het voorblad "U1", dat tevens de titelpagina is. De titel is het visitekaartje van de herdenkingspublicatie en de lezer moet meteen weten waar de herdenkingspublicatie over gaat. Het is ook aan te raden als de publicatie belangstelling wekt. Daarna volgt een begroeting of welkomstwoord. Met name in verenigingen komen bestuursleden, begunstigers of burgemeesters aan het woord, maar ook hoogwaardigheidsbekleders. In bedrijven daarentegen is het het management of de baas die het publiek aanspreekt. Voor beide partijen is het belangrijk dat zij de doelgroep direct aanspreken en betrekken bij het evenement. Het is ook mogelijk om naar de inhoud te verwijzen of een korte terugblik te geven op de afgelopen jaren.

Afhankelijk van hoe gedetailleerd de herdenkingspublicatie is, wordt na de begroeting een inhoudsopgave aanbevolen. Op deze manier kan een passend overzicht ontstaan. Voor wetenschappelijke herdenkingspublicaties is een inhoudsopgave nodig, omdat daarin ook de bijdragen van de wetenschappers vermeld staan. De herdenkingsuitgave begint dan met een kroniek, beginnend bij de oprichting van de vereniging of onderneming en inclusief eventuele mijlpalen. Ook de aanleiding voor de publicatie moet worden vermeld. Indien in de publicatie een oprichtingslegende wordt vermeld, kunnen ook uittreksels uit hun vita worden opgenomen.

De kroniek wordt gevolgd door eerbetoon en onderscheidingen aan al lang bestaande leden van verenigingen of onderscheidingen, evenals hoogtepunten van het bedrijf. Daarna volgen de huidige situatie en de vooruitzichten voor de toekomst. Hier heb je veel ruimte voor inhoud. Ofwel gebruik je dit voor een genereuze zelfportret (informatief, maar ook vermakelijk) én voor een toekomstgerichte blik op toekomstige projecten. Als de herdenkingspublicatie als begeleiding bij de viering dient, moet ook het bijbehorende geschatte programma van het evenement worden vermeld. Deze dient echter achteraan geplaatst te worden, aangezien deze na de viering niet meer van groot belang is. Dienovereenkomstig moet relevante inhoud vóór het programma in het herdenkingsscript worden vermeld.

Stap 3 bij het maken van een herdenkingspublicatie: de verschillende inhoud

In principe moet de inhoud van een herdenkingspublicatie verband houden met de betreffende gelegenheid. Daarnaast moet het het bedrijf of de vereniging op passende wijze presenteren en aanspreken bij de doelgroep. In het middengedeelte moet de huidige status en een blik op de toekomst van het bedrijf of de vereniging worden gepresenteerd. Terwijl clubs op dit punt hun afdelingen en activiteiten presenteren, presenteren bedrijven de impressie die voor de doelgroep is geselecteerd. Het doel is om aan de lezer van de herdenkingspublicatie over te brengen waar het bedrijf voor staat, wat het doet en welke visies of doelen het nastreeft. Ook sociale engagementen kunnen vermeld worden. Er moet voor worden gezorgd dat de inhoud consistent is met mogelijke andere publicaties.

Bij het maken van de inhoud moeten de secties op een betekenisvolle manier met elkaar verbonden zijn door een rode draad. Het is raadzaam om persoonlijke opmerkingen van uw eigen medewerkers op te nemen, waarin zij hun visie op het bedrijf of de vereniging beschrijven. Hierdoor oogt de herdenkingsuitgave authentieker. Als echter meerdere auteurs hun zegje doen, moet er op worden gelet dat er een uniforme schrijfstijl wordt gehanteerd.

Stap 4: Ontwerp van de herdenkingspublicatie

Een herdenkingspublicatie mag niet alleen in zwart-wit met teksten verschijnen. Het ontwerp is een belangrijk punt om de interesse van de lezers te wekken en vast te houden en moet daarom door een professional worden gedaan.

Afhankelijk van het budget, de gelegenheid en de oplage die beschikbaar is voor de productie van de herdenkingspublicatie kan deze als brochure of als boek worden geproduceerd. Is het meer een programmaboekje voor de jubileumviering, dan is een brochure al rendabel. Als daarentegen de geschiedenis van een eeuwenoud bedrijf of vereniging gepresenteerd moet worden, is een boek het meest geschikte formaat. Folders kunnen gelijmd, nietgebonden of spiraalgebonden zijn. Boeken worden meestal geproduceerd met lijmbinding, maar als de herdenkingspublicatie exclusiever wil zijn, wordt draadbinding aanbevolen. Festschrift-boeken met zelfklevende binding zijn echter goedkoper.

DIN A4 als formaat van de herdenkingspublicatie is waarschijnlijk het eerste waar u aan denkt. Omdat een herdenkingsuitgave echter een bijzondere publicatievorm is en losjes in de hand moet liggen, kunt u ook kiezen voor andere formaten zoals liggend, vierkant of andere bijzondere vormen. Het papier dat voor de herdenkingspublicatie wordt gebruikt, moet van hoge en zware kwaliteit zijn om aantrekkelijk aan te voelen en de verschillende kleuren briljant weer te geven.

Naast deze ontwerpmogelijkheden moet de huisstijl van de vereniging/onderneming worden gebruikt of als alternatief reeds gepubliceerde lettertypen als oriëntatie worden gebruikt. Vanwege het bijzondere karakter van de publicatie kunnen echter designelementen zoals oppervlakteafwerkingen of gestileerde cijfers worden gebruikt. In de indeling kunnen vrije ruimtes zorgen voor een nobele uitstraling en helderheid. Pagina's die volledig bedekt zijn met tekst en afbeeldingen zien er te zwaar uit en kijkers hebben weinig motivatie om ze te lezen. In dit geval is het beter om de reikwijdte van de herdenkingspublicatie uit te breiden. Infoboxen of inkepingen helpen ook om de aandacht te vergroten. Bij een herdenkingspublicatie zijn foto’s uiteraard een must. Deze moeten van uitstekende kwaliteit worden gekozen, inclusief afbeeldingen op groot formaat of op dubbele pagina's. Zwart-witfoto's van lage kwaliteit mogen ook niet groot zijn. Als er motieven worden gebruikt, kunnen deze de teksten bij voorkeur op een aansprekende manier illustreren. Foto's met mensen worden ook aanbevolen; deze moeten authentiek zijn en, indien mogelijk, niet afkomstig zijn van een bureau.

Samenvatting: Hoe een herdenkingspublicatie moet worden voorbereid

Het schrijven van een herdenkingspublicatie vergt veel werk en tijd. Probeer daarom zo vroeg mogelijk te beginnen met plannen, want zelfs als alles vaststaat en met deadlines is vastgelegd, zal er meestal altijd sprake zijn van herstructureringen, daaropvolgende aanpassingen of vertragingen.

Planning/voorwerk:

• Bepaal verantwoordelijkheden: wie maakt welke content, stel een projectmanager aan die het allemaal bijhoudt
• Definieer uiterlijk, formaat en reikwijdte
• Inhoud en indeling van de afzonderlijke onderwerpen bepalen
• Plan het drukken van de herdenkingspublicatie
• Schaf betekenisvol beeldmateriaal aan

Tijdens de productie van de herdenkingspublicatie

• Schrijf de teksten (laat ze schrijven) en zorg daarbij voor een consistente stijl, zodat de bewoordingen van de verschillende bijdragen niet te veel van elkaar verschillen.
• Vul de lay-out continu aan met teksten en afbeeldingen.
• Laat de teksten door meerdere personen corrigeren
• Converteer de herdenkingspublicatie naar PDF-bestanden en maak ze klaar voor druk.
• Verspreid de voltooide herdenkingspublicatie vóór de aangegeven datum, rekening houdend met vertragingen als gevolg van postbezorging.

Bij Infowerk heeft u de mogelijkheid om een grote verscheidenheid aan brochures of boeken te laten drukken. Wat de gelegenheid ook is, zoals een bruiloft, verjaardag of zilver/gouden huwelijksverjaardag - wij drukken het door u gewenste formaat!