¿Se acerca el cumpleaños de tu abuelo o el aniversario de un club o empresa? Entonces una publicación conmemorativa es una forma ideal de conmemorar la ocasión. Escribir una publicación conmemorativa y presentarla al grupo objetivo requiere cierto esfuerzo y debe planificarse cuidadosamente; sin embargo, al final se crea un recuerdo valioso que, según la ocasión, también puede utilizarse para marketing. Descubra cómo escribir una publicación conmemorativa y qué considerar en nuestra publicación de blog.

Definición: ¿Qué es una publicación conmemorativa?

La primera publicación conmemorativa conocida se publicó en Leipzig en 1640, en el 200 aniversario de la imprenta. Desde entonces, las publicaciones conmemorativas han continuado tradicionalmente hasta el día de hoy y se regalan con motivo de celebraciones y aniversarios importantes.

Una publicación conmemorativa es un tipo especial de publicación que se compone de diversas contribuciones individuales para ocasiones festivas. Dependiendo de la ocasión para la que se elabora la publicación conmemorativa, su contenido difiere mucho del de otras publicaciones conmemorativas. Sin embargo, en general se pueden distinguir dos grupos:

La publicación académica conmemorativa.

La publicación académica conmemorativa está escrita en honor de un académico, científico, profesor o médico. Por regla general, se trata de ensayos escritos por colegas, estudiantes o amigos que abordan una cuestión o problema específico en el área temática tratada por el académico. Preferiblemente, el destinatario recibe la publicación conmemorativa de un cumpleaños importante, junto con un discurso de elogio y bibliografía. Se puede escribir una dedicatoria personal al final de la publicación conmemorativa en reconocimiento especial al académico. Además de las discusiones escritas de los contribuyentes individuales, la publicación conmemorativa también incluye una lista completa de los escritos del científico, académico o médico. Por este motivo, una publicación conmemorativa es también una fuente importante de la historia científica del destinatario. Las publicaciones académicas conmemorativas se pueden adquirir después de su publicación.

Publicaciones conmemorativas privadas para empresas y asociaciones.

Además de las publicaciones académicas conmemorativas, también las existen para aniversarios de empresas o asociaciones. Estos contienen folletos informativos dirigidos a un público amplio. Las publicaciones conmemorativas privadas también contienen una amplia gama de información sobre la actualidad y la evolución de la asociación o empresa. Además, hay una gran cantidad de gráficos, fotografías y un registro de la historia de la asociación o empresa. También se pueden producir publicaciones conmemorativas privadas para amigos o familiares. La ocasión suele ser cumpleaños redondos, en los que amigos y familiares escriben historias sobre el destinatario o experiencias personales con él. Este tipo de publicación conmemorativa suele ser privada y no es de acceso público ni está disponible para su compra.

Crear una publicación conmemorativa: así es como se debe proceder

Como norma general, debes tener en cuenta que la realización de una publicación conmemorativa implica una gran cantidad de tiempo y posiblemente esfuerzo económico. Por eso, dependiendo de la ocasión, es importante asegurarse de que la producción de una publicación conmemorativa realmente valga la pena, porque si el resultado final es un folleto inadecuado y difícilmente visto en el futuro, el esfuerzo apenas merece la pena.

El objetivo de una publicación conmemorativa es presentar una publicación interesante que también pueda servir como figura decorativa para una empresa o una asociación. Las publicaciones conmemorativas pueden cultivar la imagen, aumentar enormemente el conocimiento y también fortalecer las relaciones con los clientes o miembros. El primer paso para crear una publicación conmemorativa profesional es una planificación precisa.

Paso 1 en la creación de una publicación conmemorativa: Planificación

Si es la primera vez que tienes que realizar una publicación conmemorativa, debes comenzar con ideas y pensamientos iniciales hasta un año antes de la fecha de publicación, dependiendo de la ocasión. Es aconsejable comparar publicaciones conmemorativas anteriores para poder utilizar la estructura existente.

Además, es importante considerar varias cuestiones. ¿Cuánto dinero se puede utilizar para producir la publicación conmemorativa? ¿Qué formato y qué tipo de diseño (encuadernado, cosido, cuadrado, formato vertical, libro, folleto) se debe producir al final? También es importante determinar el grupo objetivo: ¿a qué público se dirigirá? En la planificación preliminar también se incluye quién coordina y participa exactamente en la publicación conmemorativa y el tiempo de trabajo previsto para su producción. Además de responder a estas preguntas, es importante determinar el contenido que se integrará en la publicación. Además, cabe preguntarse si también participarán autores invitados o si todos los textos los escribirá usted mismo. Por último, pero no menos importante, la forma en que se distribuya la publicación conmemorativa influirá en su producción.

Elaborar un plan de tiempos y producción. La fecha de distribución es el punto de partida para trabajar hacia atrás. En consecuencia, el cronograma desde el principio se estructura generalmente de la siguiente manera:

• Hace más de un año: Preguntar por autores invitados, si es necesario.
• Antes de un año: Determinar el contenido y diseño de la publicación conmemorativa, asignar tareas a personas designadas que recogerán datos, procurarán imágenes, diseñarán la maquetación, etc.
• Dos o tres meses antes: empezar a editar los textos, advertir de posibles incumplimientos de plazos, revisar los textos y comprobar los diseños; Si no utiliza una empresa de impresión en línea flexible, envíe los archivos PDF para imprimir.
• Cuatro semanas antes: enviar la publicación conmemorativa a la imprenta online, para que tengan tiempo suficiente y los errores puedan corregirse y reimprimirse.

También es recomendable un plan de diseño y producción. En el primer caso, se anota qué contenidos van a ir en qué páginas y el plan de producción muestra el avance correspondiente. De esta manera se podrá tener una buena visión general del avance de la producción de la publicación conmemorativa.

Consejo: si las contribuciones de los invitados se van a incluir en la publicación conmemorativa, establezca una fecha límite que sea al menos una semana antes de la fecha límite correcta. En primer lugar, no es raro que los autores no entreguen en la fecha especificada y aún tendrás tiempo suficiente para corregir las contribuciones de los invitados.

Paso 2 al escribir una publicación conmemorativa: Estructura

Una publicación conmemorativa, como otras publicaciones, tiene una estructura lógica y debes seguirla. También hay elementos en una publicación conmemorativa que deberían o se espera que se integren.

En primer lugar, la estructura lógica: una publicación conmemorativa tiene en la portada el título "U1", que es también la portada. El título es la tarjeta de presentación de la publicación conmemorativa y el lector debe saber inmediatamente de qué trata la publicación conmemorativa. También se recomienda si la publicación despierta interés. A esto le sigue un saludo o palabras de bienvenida. Especialmente en las asociaciones tienen voz los miembros de la junta directiva, los patrocinadores o los alcaldes, así como los dignatarios. En las empresas, por el contrario, es la dirección o el jefe quien se dirige al público. Para ambas partes es importante dirigirse directamente al grupo objetivo e involucrarlo en el evento. También es posible insinuar algunos contenidos o hacer breves reseñas de años pasados.

Dependiendo de lo detallada que sea la publicación conmemorativa, se recomienda un índice después del saludo. De esta manera se puede establecer una visión general adecuada. Las publicaciones académicas conmemorativas requieren un índice, ya que allí también se enumeran las contribuciones de los académicos. La publicación conmemorativa comienza entonces con una crónica, empezando por la fundación de la asociación o empresa e incluyendo sus hitos. También debe incluirse la ocasión de la publicación. Si la publicación menciona una leyenda fundadora, también se pueden incluir extractos de su currículum.

A la crónica le siguen homenajes y premios a miembros de asociaciones de larga data o distinciones, así como aspectos destacados de la empresa. A esto le sigue la situación actual y las perspectivas para el futuro. Aquí tienes mucho espacio para el contenido. O lo utiliza para una autorretrato generosa (informativa, pero también entretenida), así como para una visión prospectiva de proyectos futuros. Si la publicación conmemorativa sirve como acompañamiento de la celebración, también deberá figurar el correspondiente programa aproximado del evento. Sin embargo, esto conviene dejarlo atrás, ya que después de las celebraciones ya no tiene gran importancia. En consecuencia, el contenido relevante debe incluirse antes del programa en el guión conmemorativo.

Paso 3 en la creación de una publicación conmemorativa: los distintos contenidos

Básicamente, el contenido de una publicación conmemorativa debe tener una conexión con la ocasión determinada. Además, debe presentar la empresa o asociación de forma adecuada y atraer al grupo objetivo. En la sección central se debe presentar el estado actual y las perspectivas de futuro de la empresa o asociación. Mientras que los clubes presentan en este punto sus departamentos y actividades, las empresas presentan la impresión seleccionada para el grupo objetivo. El objetivo es transmitir al lector de la publicación conmemorativa qué representa la empresa, qué hace y qué visiones u objetivos persigue. También se pueden enunciar compromisos sociales. Se debe tener cuidado para garantizar que el contenido sea coherente con posibles otras publicaciones.

Al crear el contenido, las secciones deben estar conectadas de manera significativa mediante un hilo rojo. Es recomendable incluir comentarios personales de los miembros de su propio personal que describan sus puntos de vista sobre la empresa o asociación. Esto hace que la publicación conmemorativa parezca más auténtica. Sin embargo, si varios autores dan su opinión, se debe tener cuidado de utilizar un estilo de escritura uniforme.

Paso 4: Diseño de la publicación conmemorativa

Una publicación conmemorativa no debe publicarse únicamente en blanco y negro con textos. El diseño es un punto importante para despertar y mantener el interés de los lectores y por ello debe ser realizado por un profesional.

Dependiendo del presupuesto, la ocasión y la tirada disponible para la producción de la publicación conmemorativa, ésta puede realizarse como folleto o como libro. Si se trata más bien de un folleto programático para la celebración del aniversario, un folleto ya resulta rentable. Si, por el contrario, se va a presentar la historia de una empresa o asociación centenaria, el formato más adecuado es un libro. Los folletos pueden estar pegados, encuadernados con grapas o con espiral. Los libros suelen producirse con encuadernación adhesiva, pero si la publicación conmemorativa quiere ser más exclusiva se recomienda la encuadernación con hilo. Los libros Festschrift con encuadernación adhesiva son, sin embargo, más baratos.

Probablemente lo primero que se le ocurra sea DIN A4 como formato de publicación conmemorativa. Sin embargo, dado que una publicación conmemorativa es una forma especial de publicación y debe quedar holgada en la mano, también puedes optar por otros formatos como apaisado, cuadrado u otras formas especiales. El papel utilizado para la publicación conmemorativa debe ser de alta calidad para que tenga un tacto atractivo y reproduzca brillantemente los diferentes colores.

Además de estas opciones de diseño, se debe utilizar el diseño corporativo de la asociación/empresa o, alternativamente, se deben utilizar fuentes ya publicadas como orientación. Sin embargo, debido a la naturaleza especial de la publicación, se pueden utilizar elementos de diseño como acabados superficiales o números estilizados. En la distribución, los espacios libres pueden garantizar una apariencia noble y claridad. Las páginas que están completamente cubiertas de texto e imágenes parecen demasiado pesadas y los espectadores tienen poca motivación para leerlas. En este caso, es mejor ampliar el alcance de la publicación conmemorativa. Los cuadros de información o muescas también ayudan a aumentar la atención. Por supuesto, las fotografías son imprescindibles en una publicación conmemorativa. Deben elegirse con una calidad excepcional, incluidos los de gran formato o los de doble página. Las fotografías en blanco y negro de baja calidad tampoco deberían ser grandes. Si se utilizan motivos, es preferible que éstos ilustren los textos de forma atractiva. También se recomiendan fotografías con personas; estos deben ser auténticos y, si es posible, no provenientes de una agencia.

Resumen: Cómo se debe preparar una publicación conmemorativa

La tarea de escribir una publicación conmemorativa implica mucho trabajo y tiempo. Por eso, intenta empezar a planificar lo antes posible, porque aunque todo esté arreglado y definido con plazos, normalmente siempre habrá reestructuraciones, ajustes posteriores o retrasos.

Planificación/trabajo preliminar:

• Determinar responsabilidades: quién creará qué contenido, nombrará un director de proyecto que realizará un seguimiento de todo.
• Definir apariencia, formato y alcance.
• Determinar el contenido y la división de los temas individuales.
• Planificar la impresión de la publicación conmemorativa.
• Conseguir material visual significativo.

Durante la producción de la publicación conmemorativa:

• Redactar o hacer redactar los textos, cuidando de mantener un estilo coherente para que la redacción de las distintas aportaciones no difiera demasiado entre sí.
• Completar continuamente la maquetación con textos e imágenes.
• Hacer que los textos sean corregidos por varias personas.
• Convertir la publicación conmemorativa a archivos PDF y prepararlos para imprimir.
• Distribuir la publicación conmemorativa terminada en la fecha especificada, teniendo en cuenta los retrasos debidos al envío postal.

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