Se bliža rojstni dan vašega dedka ali obletnica kluba ali podjetja? Potem je priložnostna publikacija idealen način za obeležitev te priložnosti. Pisanje spominske publikacije in njena predstavitev ciljni skupini zahtevata nekaj truda in skrbno načrtovana – na koncu pa vendarle nastane dragocen spominek, ki ga lahko glede na priložnost uporabimo tudi za trženje. Izvedite, kako napisati spominsko publikacijo in kaj je treba upoštevati v naši objavi v spletnem dnevniku.

Definicija: Kaj je spominska publikacija?

Prva znana spominska publikacija je izšla v Leipzigu leta 1640, ob 200. obletnici tiskarne. Od tedaj do danes tradicionalno izhajajo spominske publikacije, ki jih podarjamo ob večjih praznovanjih in obletnicah.

Spominska publikacija je posebna vrsta publikacije, ki je sestavljena iz različnih posameznih prispevkov za svečane priložnosti. Glede na priložnost, za katero je spominska publikacija izdelana, se njena vsebina močno razlikuje od drugih priložnostnih publikacij. Na splošno pa lahko ločimo dve skupini:

Akademska spominska publikacija

Akademska spominska publikacija je napisana v čast učenjaku, znanstveniku, profesorju ali doktorju. Praviloma so to eseji sodelavcev, študentov ali prijateljev, ki obravnavajo določeno vprašanje ali problem s področja, ki ga znanstvenik obravnava. Obdarovanec po možnosti prejme spominsko publikacijo za prelomni rojstni dan, skupaj s pohvalnim govorom in bibliografijo. Na koncu spominske publikacije se lahko zapiše osebno posvetilo v posebno priznanje znanstveniku. Poleg pisnih razprav posameznih avtorjev je v spominski publikaciji tudi popoln seznam del znanstvenika, učenjaka ali zdravnika. Zato je spominska publikacija tudi pomemben vir znanstvene zgodovine prejemnika. Znanstvene spominske publikacije je mogoče kupiti po izidu.

Zasebne spominske publikacije za podjetja in društva

Poleg znanstvenih spominskih publikacij so tu tudi tiste za obletnice podjetij ali društev. Ti vsebujejo informativne brošure, namenjene širokemu občinstvu. Zasebne spominske publikacije vsebujejo tudi širok nabor informacij o aktualnih dogodkih in dogajanju v društvu ali podjetju. Poleg tega je veliko grafik, slik in zapis o zgodovini društva oziroma podjetja. Zasebne spominske publikacije je mogoče izdelati tudi za prijatelje ali družinske člane. Priložnost je običajno okrog rojstnih dni, ko prijatelji in družinski člani pišejo zgodbe o prejemniku ali osebnih izkušnjah z njim. Ta vrsta spominske publikacije običajno ostane zasebna in ni javno dostopna ali na voljo za nakup.

Izdelava spominske publikacije - tako morate postopati

Praviloma se morate zavedati, da izdaja spominske publikacije zahteva veliko časa in morda tudi finančnih naporov. Zato je glede na priložnost pomembno zagotoviti, da se izdelava spominske publikacije res splača, kajti če je končni rezultat neustrezna brošura, ki je v prihodnosti komaj kdo vidi, se trud skoraj ne splača.

Namen priložnostne publikacije je predstaviti zanimivo publikacijo, ki lahko deluje tudi kot nosilec podjetja ali društva. Spominske publikacije lahko kultivirajo podobo, izjemno povečajo ozaveščenost in tudi okrepijo odnose s strankami ali člani. Prvi korak pri nastajanju strokovne spominske publikacije je natančno načrtovanje.

1. korak pri izdelavi spominske publikacije: Načrtovanje

Če morate prvič pripraviti spominsko publikacijo, začnite s prvimi idejami in razmišljanji do enega leta pred datumom objave, odvisno od priložnosti. Priporočljivo je primerjati prejšnje spominske publikacije, da se lahko uporabi obstoječa struktura.

Poleg tega je pomembno upoštevati različna vprašanja. Koliko denarja je mogoče porabiti za izdelavo spominske publikacije? Kakšen format in kakšna oblika (vezana, šivana, kvadratna, pokončna, knjiga, brošura) naj bi bila na koncu izdelana? Pomembno je tudi določiti ciljno skupino: Katera publika bo nagovorjena? Kdo natančno koordinira in sodeluje pri izdelavi spominske publikacije ter kakšen delovni čas je predviden za njeno izdelavo, je tudi del predhodnega načrtovanja. Poleg odgovorov na ta vprašanja je pomembno določiti vsebino, ki bo vključena v publikacijo. Poleg tega se morate vprašati, ali bodo sodelovali tudi gostujoči avtorji ali pa boste vsa besedila napisali sami. Ne nazadnje bo tudi način distribucije spominske publikacije vplival na njeno izdelavo.

Naredite časovni in proizvodni načrt. Datum distribucije je izhodišče, od katerega lahko delate nazaj. V skladu s tem je urnik od začetka na splošno strukturiran takole:

• Pred več kot enim letom: Po potrebi prosite za gostujoče avtorje.
• Pred enim letom: Določiti vsebino in obliko spominske publikacije, dodeliti naloge določenim osebam, ki bodo zbirale podatke, nabavljale slike, oblikovale postavitev itd.
• Dva do tri mesece prej: začnite urejati besedila, opozorite na morebitne zamujene roke, lektorirajte besedila in preverite postavitve; če ne uporabljate prilagodljivega spletnega tiskarskega podjetja, pošljite PDF-je za tiskanje.
• Štiri tedne prej: spominsko publikacijo oddajte v spletno tiskarno, da imajo dovolj časa in napake popravijo in ponatisnejo.

Priporočljiv je tudi načrt postavitve in proizvodnje. V prvem primeru je zabeleženo, katere vsebine bodo na katerih straneh in produkcijski načrt prikazuje ustrezen napredek. Na ta način lahko dobite dober pregled nad potekom izdelave spominske publikacije.

Namig: če želite v spominsko publikacijo vključiti prispevke gostov, določite rok, ki bo vsaj en teden pred pravilnim rokom. Prvič, ni nenavadno, da avtorji ne dostavijo do določenega datuma, vi pa boste še vedno imeli dovolj časa, da popravite prispevke gostov.

2. korak pri pisanju spominske publikacije: Struktura

Spominska publikacija ima tako kot druge publikacije logično strukturo in temu morate slediti. V spominski publikaciji so tudi elementi, ki bi morali ali se pričakuje, da bodo vključeni.

Najprej logična struktura: Priložnostna publikacija ima na naslovnici naslov »U1«, ki je tudi naslovna stran. Naslov je vizitka priložnostne publikacije in bralec mora takoj vedeti, za kaj gre v priložnostni publikaciji. Priporočljivo tudi, če objava vzbudi zanimanje. Sledi pozdrav oziroma pozdravne besede. Predvsem v društvih povedo svoje povedati člani upravnih odborov, pokrovitelji ali župani, pa tudi veljaki. V podjetjih pa je vodstvo oziroma šef tisti, ki nagovarja občinstvo. Za obe strani je pomembno, da neposredno nagovarjata ciljno skupino in jo vključita v dogodek. Možno je tudi namigniti na kakšno vsebino ali podati kratke ocene iz preteklih let.

Glede na to, kako podrobna je spominska publikacija, se za voščilom priporoča kazalo. Na ta način se lahko vzpostavi ustrezen pregled. Znanstvene spominske publikacije zahtevajo kazalo, saj so tam navedeni tudi prispevki akademikov. Spominska publikacija se nato začne s kroniko, ki se začne z ustanovitvijo društva ali podjetja in vključuje morebitne mejnike. Vpisati je treba tudi priložnost za objavo. Če je v publikaciji omenjena legenda o ustanovitvi, se lahko vključijo tudi odlomki iz njihovega življenjepisa.

Kroniki sledijo pokloni in podelitve dolgoletnim članom združenj ali priznanj ter vrhunci podjetja. Sledi trenutno stanje in pogled v prihodnost. Tukaj imate veliko prostora za vsebino. Bodisi to uporabite za velikodušno samopodobo (informativno, a tudi zabavno) kot tudi za v prihodnost usmerjen pogled na prihodnje projekte. Če spominska publikacija služi kot spremljava praznovanja, je treba navesti tudi ustrezen okvirni program dogodka. Vendar naj bo ta postavljena zadaj, saj po praznovanjih nima več velikega pomena. V skladu s tem naj bodo relevantne vsebine navedene pred programom v spominskem scenariju.

3. korak pri izdelavi spominske publikacije: različne vsebine

V bistvu mora biti vsebina spominske publikacije povezana z dano priložnostjo. Poleg tega mora na primeren način predstaviti podjetje ali društvo in nagovarjati ciljno skupino. V srednjem delu je treba predstaviti trenutno stanje in pogled v prihodnost podjetja ali društva. Medtem ko klubi na tem mestu predstavijo svoje oddelke in dejavnosti, podjetja predstavijo vtis, izbran za ciljno skupino. Namen je bralcu spominske publikacije sporočiti, za kaj se podjetje zavzema, kaj počne in kakšne vizije oziroma cilje zasleduje. Navedejo se lahko tudi družbene obveznosti. Paziti je treba, da je vsebina skladna z morebitnimi drugimi objavami.

Pri oblikovanju vsebin naj bodo sklopi smiselno povezani z rdečo nitjo. Priporočljivo je, da vključite osebne komentarje svojih članov osebja, ki opisujejo svoje poglede na podjetje ali združenje. Tako je spominska publikacija videti bolj pristna. Če pa ima svoje mnenje več avtorjev, je treba paziti na enoten slog pisanja.

4. korak: Oblikovanje spominske publikacije

Spominska publikacija ne sme izhajati samo črno-belo z besedili. Oblikovanje je pomembna točka za vzbuditev in ohranjanje zanimanja bralcev, zato bi ga moral narediti strokovnjak.

Odvisno od proračuna, priložnosti in naklade, ki je na voljo za izdelavo spominske publikacije, je lahko izdelana kot brošura ali knjiga. Če gre bolj za programsko knjižico ob praznovanju obletnice, se splača že brošura. Če pa želimo predstaviti zgodovino stoletnega podjetja ali društva, je knjiga primernejša oblika. Brošure so lahko lepljene, spenjane ali spiralno vezane. Običajno se knjige izdelujejo z lepilno vezavo, če pa želimo, da bo spominska publikacija bolj ekskluzivna, je priporočljiva vezava z nitjo. Cenejše pa so knjige Festschrift z lepilno vezavo.

DIN A4 kot format spominske publikacije je verjetno prva stvar, na katero pomislite. Ker pa je spominska publikacija posebna oblika publikacije in mora ležati v roki ohlapno, se lahko odločite tudi za druge formate, kot so ležeče, kvadratne ali druge posebne oblike. Papir, ki se uporablja za spominsko publikacijo, mora biti visoke in težke kakovosti, da bo privlačen na otip in da bo sijajno reproducirala različne barve.

Poleg teh možnosti oblikovanja je treba uporabiti celostno zasnovo združenja/podjetja ali pa uporabiti že objavljene pisave kot orientacijo. Vendar pa je zaradi posebne narave publikacije mogoče uporabiti elemente oblikovanja, kot so površinski zaključki ali stilizirane številke. V postavitvi lahko prosti prostori zagotovijo plemenit videz in jasnost. Strani, ki so popolnoma prekrite z besedilom in slikami, so videti pretežke in gledalci nimajo veliko motivacije, da bi jih prebrali. V tem primeru je bolje razširiti obseg spominske publikacije. K večji pozornosti pomagajo tudi infopolja ali zareze. Slike so seveda obvezne v spominski publikaciji. Te je treba izbrati v izjemni kakovosti, vključno s slikami velikega formata ali dvostranskimi slikami. Črno-bele fotografije v nizki kakovosti tudi ne smejo biti velike. Če so uporabljeni motivi, potem lahko ti po možnosti na privlačen način ilustrirajo besedila. Priporočljive so tudi slike z ljudmi; Ti naj bodo verodostojni in po možnosti ne od agencije.

Povzetek: Kako pripraviti spominsko publikacijo

Naloga pisanja spominske publikacije zahteva veliko dela in časa. Zato se poskusite načrtovati čim prej, kajti tudi če je vse fiksirano in definirano z roki, običajno vedno pride do prestrukturiranja, naknadnih prilagoditev ali zamud.

Načrtovanje/pripravljalna dela:

• Določite odgovornosti: Kdo bo ustvaril kakšno vsebino, določite vodjo projekta, ki bo vse spremljal
• Določite videz, obliko in obseg
• Določiti vsebino in razdelitev posameznih tem
• Pridobite smiselno vizualno gradivo
• Pridobite smiselno vizualno gradivo
• 
  

Ob izdelavi spominske publikacije

• Napišite besedila ali jih dajte napisati, pri čemer pazite, da ohranite dosleden slog, da se besedilo različnih prispevkov ne razlikuje preveč med seboj.
• Nenehno dopolnjujte postavitev z besedili in slikami.
• Besedila naj popravi več ljudi
• Spominsko publikacijo pretvorite v PDF datoteke in jih pripravite za tisk.
• Končano spominsko publikacijo razdelite do navedenega datuma, upoštevajoč zamude zaradi poštne dostave.

Pri Infowerku imate možnost natisniti najrazličnejše brošure ali knjige. Ne glede na priložnost, kot je poroka, rojstni dan ali obletnica srebrne/zlate poroke - natisnemo želeni format!