Er din bedstefars fødselsdag nærmer sig, eller en klub eller firma-jubilæum? Så er en erindringsudgivelse en ideel måde at markere lejligheden på. At skrive en erindringsskrift og præsentere den for målgruppen kræver en del indsats og bør planlægges nøje – i sidste ende skabes der dog et værdifuldt minde, der også kan bruges til markedsføring, alt efter anledningen. Find ud af, hvordan du skriver en erindringspublikation, og hvad du skal overveje i vores blogindlæg.

Definition: Hvad er en erindringspublikation?

Den første kendte erindringspublikation blev udgivet i Leipzig i 1640, 200-året for trykpressen. Siden da har erindringspublikationer traditionelt fortsat den dag i dag og gives som gaver for at markere store festligheder og jubilæer.

Et erindringsskrift er en særlig type publikation, der er samlet af forskellige individuelle bidrag til festlige lejligheder. Afhængigt af den anledning, hvortil erindringspublikationen er produceret, adskiller dens indhold sig meget fra andre erindringsudgivelser. Generelt kan der dog skelnes mellem to grupper:

Den akademiske erindringsskrift

Den akademiske erindringsskrift er skrevet til ære for en lærd, videnskabsmand, professor eller læge. Som regel er der tale om essays skrevet af kolleger, studerende eller venner, som omhandler et specifikt spørgsmål eller problem inden for det fagområde, som den lærde behandler. Modtageren modtager fortrinsvis erindringsudgivelsen til en milepælsfødselsdag sammen med en rosende tale og bibliografi. En personlig dedikation kan skrives i slutningen af erindringspublikationen i særlig anerkendelse af den lærde. Ud over de skriftlige diskussioner af de enkelte bidragydere, indeholder erindringspublikationen også en komplet liste over videnskabsmandens, forskerens eller lægens skrifter. Af denne grund er en erindringspublikation også en vigtig kilde til modtagerens videnskabelige historie. Akademiske erindringspublikationer kan købes efter udgivelsen.

Private erindringspublikationer for virksomheder og foreninger

Ud over akademiske erindringspublikationer er der også dem til firma- eller foreningsjubilæer. Disse indeholder informative brochurer rettet mod et bredt publikum. Private erindringspublikationer indeholder desuden en lang række informationer om aktuelle begivenheder og udviklinger i foreningen eller virksomheden. Derudover er der en lang række grafik, billeder og optegnelse over foreningens eller virksomhedens historie. Private erindringspublikationer kan også produceres for venner eller familiemedlemmer. Anledningen er som regel runde fødselsdage, hvor venner og familiemedlemmer skriver historier om modtageren eller personlige oplevelser med dem. Denne type erindringspublikation forbliver normalt privat og er ikke offentligt tilgængelig eller tilgængelig for køb.

Oprettelse af en erindringspublikation - sådan skal du gå videre

Som hovedregel skal du huske på, at udgivelsen af et jubilæumsskrift kræver meget tid og muligvis en økonomisk indsats. Derfor er det alt efter anledningen vigtigt at sikre sig, at produktionen af en erindringsskrift virkelig kan betale sig, for hvis slutresultatet er en mangelfuld brochure, som næppe vil blive set i fremtiden, kan indsatsen næppe betale sig.

Formålet med en erindringsskrift er at præsentere en interessant publikation, der også kan fungere som galionsfigur for en virksomhed eller en forening. Erindringsudgivelser kan dyrke billedet, øge kendskabet enormt og også styrke kunde- eller medlemsrelationerne. Det første skridt i at skabe en professionel erindringspublikation er præcis planlægning.

Trin 1 i oprettelse af en erindringspublikation: Planlægning

Hvis det er første gang, du skal producere en erindringsudgivelse, bør du starte med indledende ideer og tanker op til et år før udgivelsesdatoen, afhængig af lejligheden. Det er tilrådeligt at sammenligne tidligere erindringspublikationer, så den eksisterende struktur kan bruges.

Derudover er det vigtigt at overveje forskellige spørgsmål. Hvor mange penge kan der bruges til at producere mindeskriftet? Hvilket format og hvilken type design (indbundet, syet, firkantet, portrætformat, bog, brochure) skal produceres i sidste ende? Det er også vigtigt at bestemme målgruppen: Hvilken målgruppe henvender sig? Hvem der præcist koordinerer og deltager i jubilæumspublikationen, og hvilken arbejdstid der er planlagt til produktionen heraf, er også en del af den foreløbige planlægning. Ud over at besvare disse spørgsmål er det vigtigt at bestemme det indhold, der skal integreres i publikationen. Desuden bør du spørge dig selv, om gæsteforfattere også vil være med, eller om alle tekster bliver skrevet af dig selv. Sidst, men ikke mindst, vil den måde, hvorpå erindringspublikationen distribueres, påvirke produktionen.

Lav en tids- og produktionsplan. Udlodningsdatoen er udgangspunktet for at arbejde baglæns. Følgelig er tidsplanen fra begyndelsen generelt opbygget som følger:

• For mere end et år siden: Spørg efter gæsteforfattere, hvis det er nødvendigt.
• Inden et år: Bestem indholdet og udformningen af erindringspublikationen, tildel opgaver til udpegede personer, der skal indsamle data, skaffe billeder, designe layout mv.
• To til tre måneder før: Begynd at redigere teksterne, advare om mulige forpassede deadlines, korrekturlæs teksterne og tjek layouts; hvis et fleksibelt online trykkeri ikke benyttes, så indsend PDF'erne til tryk.
• Fire uger før: indsend erindringspublikationen til onlinetrykkeriet, så de har tid nok og fejl kan rettes og genoptrykkes.

En layout og produktionsplan er også tilrådeligt. I førstnævnte tilfælde noteres det, hvilket indhold der skal på hvilke sider, og produktionsplanen viser den tilsvarende fremgang. På den måde kan du få et godt overblik over forløbet af produktionen af jubilæumsskriftet.

Tip: Hvis gæstebidrag skal med i erindringspublikationen, så sæt en deadline, der er mindst en uge tidligere end den korrekte deadline. For det første er det ikke ualmindeligt, at forfattere undlader at levere til den angivne dato, og du vil stadig have tid nok til at rette gæstebidragene.

Trin 2 i at skrive en erindringspublikation: Struktur

En erindringspublikation har ligesom andre publikationer en logisk struktur, og du bør følge denne. Der er også elementer i en erindringsskrift, som bør eller forventes at blive integreret.

Først og fremmest den logiske struktur: En erindringsskrift har en titel på forsiden "U1", som også er titelbladet. Titlen er jubilæumspublikationens visitkort, og læseren skal straks vide, hvad jubilæumspublikationen handler om. Det anbefales også, hvis publikationen vækker interesse. Dette efterfølges af en hilsen eller velkomstord. Især i foreninger siger bestyrelsesmedlemmer, protektorer eller borgmestre deres mening, såvel som højtstående personer. I virksomhederne er det derimod ledelsen eller chefen, der henvender sig til publikum. For begge parter er det vigtigt, at de henvender sig direkte til målgruppen og inddrager dem i arrangementet. Det er også muligt at antyde noget indhold eller give korte anmeldelser af tidligere år.

Afhængigt af hvor detaljeret erindringspublikationen er, anbefales en indholdsfortegnelse efter hilsenen. På den måde kan der skabes et passende overblik. Akademiske erindringspublikationer kræver en indholdsfortegnelse, da akademikernes bidrag også er opført der. Erindringsudgivelsen starter herefter med en kronik, der begynder med stiftelsen af foreningen eller virksomheden og inkluderer eventuelle milepæle. Anledningen til udgivelsen bør også medtages. Hvis publikationen omtaler en stiftende legende, så kan uddrag af deres vita også medtages.

Kronikken efterfølges af hyldester og priser til enten mangeårige medlemmer af foreninger eller hædersbevisninger samt højdepunkter i virksomheden. Herefter følger den nuværende situation og udsigterne for fremtiden. Her har du masser af plads til indhold. Enten bruger du dette til en generøs selvskildring (informativ, men også underholdende) samt et fremadskuende syn på fremtidige projekter. Hvis erindringspublikationen fungerer som et akkompagnement til fejringen, skal det tilsvarende omtrentlige program for begivenheden også anføres. Denne bør dog placeres bagerst, da den ikke længere har den store betydning efter festlighederne. Derfor bør relevant indhold opføres før programmet i erindringsmanuskriptet.

Trin 3 i oprettelsen af en erindringspublikation: de forskellige indhold

Som udgangspunkt skal indholdet af en erindringsskrift have en sammenhæng til den givne anledning. Derudover skal den præsentere virksomheden eller foreningen på en passende måde og appellere til målgruppen. I det midterste afsnit skal den nuværende status samt et blik på virksomhedens eller foreningens fremtid præsenteres. Mens klubberne præsenterer deres afdelinger og aktiviteter på dette tidspunkt, præsenterer virksomheder det indtryk, der er udvalgt til målgruppen. Formålet er at formidle til læseren af jubilæumspublikationen, hvad virksomheden står for, hvad den gør, og hvilke visioner eller mål den forfølger. Sociale forpligtelser kan også oplyses. Man skal sørge for at sikre, at indholdet er i overensstemmelse med mulige andre publikationer.

Når du opretter indholdet, skal afsnittene være forbundet på en meningsfuld måde af en rød tråd. Det er tilrådeligt at inkludere personlige kommentarer fra dine egne medarbejdere, der beskriver deres syn på virksomheden eller foreningen. Dette får erindringspublikationen til at se mere autentisk ud. Men hvis flere forfattere siger deres mening, bør man sørge for at bruge en ensartet skrivestil.

Trin 4: Design af erindringspublikationen

En erindringsskrift skal ikke kun udgives i sort/hvid med tekster. Designet er et vigtigt punkt for at vække og fastholde læsernes interesse og bør derfor udføres af en fagmand.

Afhængig af budget, anledning og oplag, der er til rådighed for produktionen af jubilæumsskriftet, kan det produceres som en brochure eller som en bog. Hvis det mere er et programhæfte til jubilæumsfejringen, er en brochure allerede rentabel. Skal en århundredgammel virksomheds eller forenings historie derimod præsenteres, er en bog det mere passende format. Brochurer kan være limet, hæfte- eller spiralbundet. Bøger produceres normalt med selvklæbende indbinding, men hvis jubilæumsudgivelsen skal være mere eksklusiv, anbefales trådbinding. Festskriftbøger med selvklæbende indbinding er dog billigere.

DIN A4 som format for erindringspublikationen er nok det første du tænker på. Men da en erindringsskrift er en særlig udgivelsesform og skal ligge løst i hånden, kan du også vælge andre formater som landskab, kvadratisk eller andre specielle former. Papiret, der bruges til jubilæumspublikationen, skal være af høj og kraftig kvalitet for at have en tiltalende fornemmelse og gengive de forskellige farver strålende.

Ud over disse designmuligheder bør foreningens/virksomhedens virksomhedsdesign anvendes eller alternativt anvendes allerede offentliggjorte skrifttyper som orientering. På grund af publikationens særlige karakter kan der dog anvendes designelementer som overfladefinish eller stiliserede tal. I layoutet kan frie rum sikre et ædelt udseende og klarhed. Sider, der er fuldstændig dækket af tekst og billeder, ser for tunge ud, og seerne har ringe motivation til at læse dem. I dette tilfælde er det bedre at udvide omfanget af erindringspublikationen. Infobokse eller hak er også med til at øge opmærksomheden. Billeder er selvfølgelig et must i en erindringsudgivelse. Disse skal vælges i enestående kvalitet, inklusive dem i stort format eller dobbeltsidede billeder. Sort-hvide billeder i lav kvalitet bør heller ikke være store. Hvis der anvendes motiver, så kan disse helst illustrere teksterne på en tiltalende måde. Billeder med mennesker anbefales også; disse skal være autentiske og om muligt ikke fra et bureau.

Resumé: Hvordan en erindringspublikation skal udarbejdes

Opgaven med at skrive en erindringsskrift indebærer meget arbejde og tid. Forsøg derfor at komme i gang med planlægningen så tidligt som muligt, for selvom alt ligger fast og defineret med deadlines, vil der som regel altid være omstruktureringer, efterfølgende tilpasninger eller forsinkelser.

Planlægning/forarbejde:

• Bestem ansvarsområder: Hvem skal skabe hvilket indhold, udpege en projektleder, der skal holde styr på det hele
• Definer udseende, format og omfang
• Fastlægge indhold og opdeling af de enkelte emner
• Planlæg trykningen af erindringspublikationen
• Anskaffe meningsfuldt visuelt materiale

Under fremstillingen af mindeskriftet

• Skriv teksterne eller få dem skrevet, og sørg for at holde en ensartet stil, så formuleringen af de forskellige bidrag ikke afviger for meget fra hinanden.
• Løbende færdiggøre layoutet med tekster og billeder.
• Få teksterne rettet af flere personer
• Konverter erindringspublikationen til PDF-filer og klargør dem til udskrivning.
• Distribuer den færdige erindringspublikation inden den angivne dato, under hensyntagen til forsinkelser på grund af postomdeling.

Hos Infowerk har du mulighed for at få trykt en lang række brochurer eller bøger. Lige meget hvilken anledning, såsom bryllup, fødselsdag eller sølv/guld bryllupsdag - så trykker vi dit ønskede format!