Publikacja okolicznościowa to specjalna publikacja, która honoruje uroczystą okazję. Niezależnie od tego, czy chodzi o naukowca, stowarzyszenie czy firmę, publikacja okolicznościowa wymaga starannego planowania, logicznej struktury, interesującej treści i atrakcyjnego projektu. W tym wpisie na blogu dowiesz się, jak krok po kroku stworzyć publikację okolicznościową i jak Infowerk może Ci w tym pomóc.
Tworzenie publikacji okolicznościowej - jak zrobić to skutecznie?
Zbliżają się urodziny dziadka, rocznica założenia klubu lub firmy? W takim razie publikacja okolicznościowa jest idealnym sposobem na uhonorowanie tej okazji. Napisanie publikacji okolicznościowej i zaprezentowanie jej grupie docelowej wymaga pewnego wysiłku i powinno być starannie zaplanowane - ale w końcu powstaje cenna pamiątka, która może być również wykorzystana do celów marketingowych w zależności od okazji. Dowiedz się, jak napisać publikację okolicznościową i o czym należy pamiętać w naszym wpisie na blogu.
Definicja: Czym jest Festschrift?
Pierwszy znany Festschrift został opublikowany w 1640 roku z okazji 200. rocznicy druku książek w Lipsku. Od tego czasu publikacje okolicznościowe są tradycyjnie kontynuowane do dnia dzisiejszego i wręczane jako prezenty z okazji ważnych uroczystości i rocznic.
Publikacja okolicznościowa to specjalny rodzaj publikacji, która jest kompilowana z różnych indywidualnych wkładów na uroczyste okazje. W zależności od okazji, z jakiej publikacja okolicznościowa jest tworzona, jej treść znacznie różni się od innych publikacji okolicznościowych. Ogólnie rzecz biorąc, można jednak wyróżnić dwie grupy:
Akademicka publikacja okolicznościowa
Akademicka publikacja okolicznościowa jest pisana w celu uhonorowania uczonego, naukowca, profesora lub doktora. Z reguły są to eseje napisane przez kolegów, studentów lub przyjaciół, które dotyczą konkretnego pytania lub problemu z dziedziny, którą zajmował się uczony. Odbiorca otrzymuje pamiątkową publikację, najlepiej w dniu przełomowych urodzin, wraz z mową pochwalną i bibliografią. Na końcu publikacji pamiątkowej można napisać osobistą dedykację w specjalnym uznaniu dla uczonego. Oprócz pisemnych omówień poszczególnych autorów, publikacja pamiątkowa zawiera również pełną listę publikacji naukowca, uczonego lub lekarza. Festschrift jest zatem również ważnym źródłem historii akademickiej odbiorcy. Akademickie publikacje pamiątkowe można nabyć komercyjnie po ich opublikowaniu.
Prywatne publikacje pamiątkowe dla firm i stowarzyszeń
Oprócz akademickich publikacji pamiątkowych dostępne są również publikacje z okazji rocznic firm lub stowarzyszeń. Obejmują one broszury informacyjne skierowane do szerokiego grona odbiorców. Prywatne publikacje okolicznościowe zawierają również szeroki zakres informacji na temat bieżących wydarzeń i rozwoju organizacji lub firmy. Zawierają również różnorodne grafiki, zdjęcia i zapis historii organizacji lub firmy. Prywatne publikacje okolicznościowe mogą być również tworzone dla przyjaciół lub członków rodziny. Okazją do tego są zazwyczaj przełomowe urodziny, a przyjaciele i członkowie rodziny piszą historie o odbiorcy lub osobiste doświadczenia z nim związane. Ten rodzaj publikacji pamiątkowej zwykle pozostaje prywatny i nie jest publicznie dostępny ani dostępny do zakupu.
Tworzenie publikacji okolicznościowej - jak postępować
Zasadniczo należy pamiętać, że wydanie publikacji okolicznościowej wiąże się z dużym nakładem czasu i prawdopodobnie pieniędzy. Dlatego też, w zależności od okazji, ważne jest, aby upewnić się, że produkcja publikacji pamiątkowej jest naprawdę opłacalna, ponieważ jeśli efektem końcowym jest nieodpowiednia broszura, która nie będzie przeglądana w przyszłości, wysiłek nie jest wart zachodu.
Celem publikacji pamiątkowej jest zaprezentowanie interesującej publikacji, która może również pełnić rolę figuranta firmy lub stowarzyszenia. Publikacje pamiątkowe mogą pielęgnować wizerunek, ogromnie zwiększyć poziom świadomości, a także wzmocnić relacje z klientami lub członkami. Pierwszym krokiem do stworzenia profesjonalnej publikacji okolicznościowej jest precyzyjne planowanie.
Krok 1 tworzenia publikacji okolicznościowej: Planowanie
Jeśli po raz pierwszy musisz stworzyć publikację okolicznościową, powinieneś zacząć od wstępnych pomysłów i przemyśleń do roku przed datą publikacji, w zależności od okazji. Wskazane jest porównanie poprzednich publikacji okolicznościowych, aby można było wykorzystać istniejącą strukturę.
Ponadto, ważne jest rozważenie różnych kwestii. Ile pieniędzy można przeznaczyć na stworzenie publikacji okolicznościowej? Jaki format i rodzaj projektu (oprawiony, szyty, kwadratowy, format portretowy, książka, broszura) powinien zostać ostatecznie stworzony? Ważne jest również określenie grupy docelowej: do jakich odbiorców skierowana jest publikacja? Kto dokładnie będzie koordynował i współtworzył pamiątkową publikację oraz ile czasu zostanie przeznaczone na jej przygotowanie, jest również częścią wstępnego planowania. Oprócz odpowiedzi na te pytania, ważne jest również określenie treści, które zostaną włączone do publikacji. Należy również zadać sobie pytanie, czy zaangażowani będą również autorzy gościnni, czy też wszystkie teksty zostaną napisane przez samych autorów. Wreszcie, co nie mniej ważne, rodzaj dystrybucji publikacji pamiątkowej wpływa na jej tworzenie.
Należy sporządzić plan czasowy i produkcyjny. Data dystrybucji jest używana jako punkt wyjścia, od którego należy liczyć wstecz. W związku z tym harmonogram od samego początku jest zazwyczaj skonstruowany w następujący sposób:
- Ponad rok temu: Poproś autorów gościnnych, jeśli to konieczne
- Rok temu: Określ treść i projekt publikacji pamiątkowej, przydziel zadania wyznaczonym osobom, które zbierają dane, pozyskują materiały graficzne, projektują układ itp.
- Dwa do trzech miesięcy wcześniej: rozpoczęcie redagowania tekstów, przypomnienie ludziom o możliwych niedotrzymanych terminach, korekta tekstów i sprawdzenie układów; jeśli nie jest używana elastyczna drukarnia internetowa, należy przesłać pliki PDF do druku
- Cztery tygodnie wcześniej: przesłanie publikacji okolicznościowej do drukarni internetowej, aby mieli wystarczająco dużo czasu, a błędy mogły zostać poprawione i ponownie wydrukowane
Zaleca się również sporządzenie planu układu i produkcji. W pierwszym przypadku odnotowuje się, które treści powinny znaleźć się na których stronach, a plan produkcji pokazuje odpowiedni postęp. W ten sposób można uzyskać dobry przegląd postępów w produkcji publikacji pamiątkowej.
Wskazówka: Jeśli w publikacji pamiątkowej mają zostać uwzględnione wypowiedzi gości, należy podać termin, który jest co najmniej tydzień wcześniejszy niż właściwy termin. Po pierwsze, nierzadko zdarza się, że autorzy nie dostarczają materiałów w określonym terminie, a ponadto będziesz mieć wystarczająco dużo czasu na poprawienie wypowiedzi gości.
Krok 2 podczas pisania publikacji okolicznościowej: Struktura
Publikacja okolicznościowa, podobnie jak inne publikacje, ma logiczną strukturę, której należy przestrzegać. Istnieją również elementy w publikacji okolicznościowej, które powinny lub powinny być zintegrowane.
Po pierwsze, struktura logiczna: Publikacja okolicznościowa ma tytuł na stronie tytułowej "U1", która jest również stroną tytułową. Tytuł jest wizytówką publikacji okolicznościowej i czytelnik powinien od razu wiedzieć, o czym jest publikacja okolicznościowa. Jest on również zalecany, jeśli publikacja okolicznościowa wzbudza zainteresowanie. Po tytule następuje powitanie lub słowa powitania. W szczególności w klubach przemawiają członkowie zarządu, patroni lub burmistrzowie, a także dygnitarze. Z kolei w firmach lub organizacjach przemawia zarząd lub szef. Dla obu stron ważne jest, aby zwracały się bezpośrednio do grupy docelowej i angażowały ją w wydarzenie. Możliwe jest również zasugerowanie niektórych treści lub dokonanie krótkiego przeglądu minionych lat.
W zależności od tego, jak szczegółowa jest publikacja okolicznościowa, po powitaniu zalecany jest spis treści . Zapewnia to odpowiedni przegląd. Akademickie publikacje pamiątkowe wymagają spisu treści, ponieważ wkład naukowców jest również tam wymieniony. Następnie publikacja okolicznościowa rozpoczyna się od kroniki, zaczynając od założenia stowarzyszenia lub firmy i obejmując wszelkie kamienie milowe. Należy również uwzględnić okazję publikacji pamiątkowej. Jeśli publikacja wspomina o legendzie założycielskiej, można również dołączyć fragmenty jej życiorysu.
Po kronice następują wyróżnienia i nagrody dla długoletnich członków stowarzyszenia lub wyróżnienia i najważniejsze wydarzenia w firmie. Po tym następuje aktualna sytuacja i perspektywy na przyszłość. Tutaj masz duże pole do popisu, jeśli chodzi o treść. Można to wykorzystać zarówno do hojnej autoprezentacji (informacyjnej, ale także rozrywkowej), jak i wybiegającego w przyszłość spojrzenia na przyszłe projekty. Jeśli publikacja pamiątkowa służy jako dodatek do uroczystości, należy również podać odpowiadający jej przybliżony program wydarzenia. Powinien on jednak znajdować się z tyłu, ponieważ po zakończeniu obchodów nie ma już większego znaczenia. W związku z tym odpowiednia treść jest wymieniona przed programem w publikacji pamiątkowej.
Krok 3 przy tworzeniu publikacji okolicznościowych: różne treści
Zasadniczo treść publikacji okolicznościowej musi nawiązywać do danej okazji. Ponadto musi prezentować firmę lub stowarzyszenie w odpowiedni sposób i przemawiać do grupy docelowej. Środkowa część powinna przedstawiać aktualny status i perspektywy na przyszłość firmy lub organizacji. Podczas gdy kluby prezentują swoje działy i działania w tej sekcji, firmy przedstawiają swoje wybrane wrażenia grupie docelowej. Celem jest przekazanie czytelnikowi pamiątkowej publikacji, co firma reprezentuje, co robi i jakie wizje lub cele realizuje. Można również wspomnieć o zobowiązaniach społecznych. Należy zadbać o spójność treści z innymi publikacjami.
Podczas tworzenia treści, sekcje powinny być połączone wspólnym wątkiem. Zalecane są osobiste komentarze pracowników opisujące ich poglądy na temat firmy lub stowarzyszenia. Dzięki temu okolicznościowa publikacja wydaje się bardziej autentyczna. Jeśli jednak kilku copywriterów ma coś do powiedzenia, należy zadbać o spójną pisownię.
Krok 4: Projektowanie publikacji okolicznościowej
Publikacja okolicznościowa nie powinna być po prostu czarno-biała z tekstem. Projekt jest ważnym czynnikiem w przyciąganiu i utrzymywaniu zainteresowania czytelników i dlatego powinien być obsługiwany przez specjalistę.
W zależności od budżetu, okazji i liczby egzemplarzy dostępnych do stworzenia publikacji okolicznościowej, może ona zostać wyprodukowana jako broszura lub książka. Jeśli ma to być raczej broszura programowa na obchody rocznicy, broszura jest już opłacalna. Z drugiej strony, w przypadku prezentacji stuletniej historii firmy lub stowarzyszenia, forma książkowa jest bardziej odpowiednim formatem. Broszury można wybrać w oprawie klejonej, zszywanej lub spiralnej. Książki są zwykle produkowane w oprawie klejonej, ale jeśli publikacja pamiątkowa ma być bardziej ekskluzywna, zaleca się oprawę szytą nićmi. Publikacje okolicznościowe w formie książek w oprawie klejonej są jednak tańsze.
DIN A4 jako format publikacji okolicznościowej jest prawdopodobnie pierwszą rzeczą, o której myślisz. Ponieważ jednak publikacja okolicznościowa jest szczególną formą publikacji i powinna łatwo mieścić się w dłoni, można również wybrać inne formaty, takie jak format poziomy, kwadratowy lub inne specjalne kształty. Rodzaj papieru publikacji okolicznościowej powinien być wybrany w wysokiej jakości i wysokiej gramaturze, aby był atrakcyjny w dotyku i doskonale odwzorowywał różne kolory.
Oprócz tych opcji projektowych należy zastosować wzór korporacyjny stowarzyszenia/firmy lub alternatywnie użyć już opublikowanych czcionek jako przewodnika. Jednak ze względu na szczególny charakter publikacji można zastosować elementy projektu, takie jak wykończenia powierzchni lub stylizowane numery. W układzie otwarte przestrzenie mogą zapewnić elegancki wygląd i przejrzystość. Strony, które są całkowicie wypełnione tekstem i obrazami, wydają się zbyt ciężkie, a widzowie mają niewielką motywację do ich czytania. W takim przypadku lepiej jest zwiększyć rozmiar publikacji okolicznościowej. Infoboksy lub linki również pomagają zwiększyć uwagę. Obrazy są oczywiście koniecznością w publikacji okolicznościowej. Powinny być one wyjątkowej jakości, w tym zdjęcia wielkoformatowe lub dwustronne. Czarno-białe zdjęcia niskiej jakości również nie powinny być powiększane. Jeśli używane są motywy, można je wykorzystać do zilustrowania tekstów w atrakcyjny sposób. Zalecane są również zdjęcia z ludźmi, które powinny być autentyczne i w miarę możliwości nie powinny pochodzić z agencji.
Podsumowanie: Jak powinna być tworzona publikacja okolicznościowa
Zadanie stworzenia publikacji okolicznościowej wymaga dużego nakładu pracy i czasu. Dlatego staraj się rozpocząć planowanie tak wcześnie, jak to możliwe, ponieważ nawet jeśli wszystko jest ustalone i określone terminami, zwykle zawsze dochodzi do reorganizacji, późniejszych korekt lub opóźnień.
Planowanie/prace wstępne:
- Określ obowiązki: Kto tworzy jaką treść, wyznaczyć kierownika projektu, który będzie miał wgląd
- Określić wygląd, format i zakres
- Określić treść i podział poszczególnych tematów
- Zaplanować druk publikacji pamiątkowej
- Zakupić znaczący materiał zdjęciowy
Podczas tworzenia publikacji pamiątkowej:
- Napisz teksty lub zleć ich napisanie, dbając o jednolity styl, tak aby poszczególne wkłady nie różniły się zbytnio od siebie pod względem sformułowań
- Uzupełniaj layout na bieżąco tekstami i zdjęciami
- Zleć korektę tekstów kilku osobom
- Konwertuj publikację okolicznościową do formatu PDF i przygotuj ją do druku
- Dystrybuuj gotową publikację okolicznościową w określonym terminie, z uwzględnieniem opóźnień wynikających z wysyłki pocztowej
W Infowerk masz możliwość wydrukowania szerokiej gamy broszur lub książek. Niezależnie od okazji, takie jak Wedding, Urodziny lub Srebrne/Złote Wesele - drukujemy Twój ulubiony format!