Har bestefaren din snart bursdag, eller har klubben eller bedriften jubileum? Da er en minnepublikasjon en ideell måte å markere begivenheten på. Å skrive et jubileumsskrift og presentere det for målgruppen krever litt innsats og bør planlegges nøye - men til slutt får du et verdifullt minne som også kan brukes til markedsføring, avhengig av anledningen. I blogginnlegget vårt kan du lese mer om hvordan du skriver en minnepublikasjon og hva du bør tenke på.

Definisjon: Hva er en jubileumsskrift?

Den første kjente minnepublikasjonen ble utgitt i Leipzig i 1640, i forbindelse med boktrykkerkunstens 200-årsjubileum. Siden den gang har det vært tradisjon å gi ut jubileumsskrifter i forbindelse med større feiringer og merkedager.

En festskrift er en spesiell type publikasjon som er satt sammen av ulike enkeltbidrag til festlige anledninger. Avhengig av hvilken anledning jubileumsskriftet gis ut til, kan innholdet i jubileumsskriftet være svært forskjellig fra andre jubileumsskrifter. Generelt kan man imidlertid skille mellom to grupper:

Den akademiske minnepublikasjonen

Det akademiske festskriftet er skrevet til ære for en forsker, vitenskapsmann, professor eller lege. Som regel er dette essays skrevet av kolleger, studenter eller venner som tar for seg et spesifikt spørsmål eller problem innenfor det fagområdet som forskeren har behandlet. Mottakeren mottar gjerne festskriftet i forbindelse med en rund fødselsdag, sammen med en rosende tale og en bibliografi. På slutten av festskriftet kan det skrives en personlig dedikasjon som en spesiell anerkjennelse av stipendiaten. I tillegg til de skriftlige diskusjonene til de enkelte bidragsyterne, inneholder festskriftet også en fullstendig liste over forfatterskapet til forskeren, den lærde eller legen. Derfor er festskriftet også en viktig kilde til mottakerens vitenskapelige historie. Akademiske festskrifter kan kjøpes etter utgivelsen.

Private minnepublikasjoner for bedrifter og foreninger

I tillegg til akademiske jubileumsskrifter finnes det også jubileumsskrifter for bedrifter og foreninger. Disse inneholder informative brosjyrer rettet mot et bredt publikum. Private jubileumsskrifter inneholder også mye informasjon om aktuelle hendelser og utviklingstrekk i foreningen eller bedriften. I tillegg finnes det et stort antall grafikk, bilder og en oversikt over foreningens eller bedriftens historie. Private minnepublikasjoner kan også produseres for venner eller familiemedlemmer. Anledningen er vanligvis runde bursdager, og venner og familiemedlemmer skriver historier om mottakeren eller personlige opplevelser med vedkommende. Denne typen minnepublikasjon forblir vanligvis privat og er ikke offentlig tilgjengelig eller kan kjøpes.

Slik bør du gå frem når du skal lage en minnepublikasjon

Som en generell regel bør du være oppmerksom på at utgivelsen av en minnepublikasjon krever mye tid og muligens også en viss økonomisk innsats. Avhengig av anledningen er det derfor viktig å forsikre seg om at det virkelig lønner seg å produsere en minnepublikasjon, for hvis sluttresultatet er en utilstrekkelig brosjyre som neppe vil bli sett i fremtiden, er innsatsen neppe verdt det.

Målet med et festskrift er å presentere en interessant publikasjon som også kan fungere som et ansikt utad for en bedrift eller en forening. Jubileumsskrifter kan være med på å kultivere imaget, øke bevisstheten og styrke kunde- eller medlemsrelasjonene. Det første trinnet i arbeidet med å lage en profesjonell minnepublikasjon er nøyaktig planlegging.

Trinn 1 i arbeidet med å lage en minnepublikasjon: Planlegging

Hvis det er første gang du skal lage en minnepublikasjon, bør du begynne med de første ideene og tankene opptil et år før utgivelsesdatoen, avhengig av anledningen. Det er lurt å sammenligne med tidligere minnepublikasjoner, slik at den eksisterende strukturen kan brukes.

I tillegg er det viktig å ta stilling til ulike spørsmål. Hvor mye penger kan brukes til å produsere jubileumspublikasjonen? Hvilket format og hvilken type design (innbundet, brodert, kvadratisk, stående format, bok, brosjyre) skal man ende opp med? Det er også viktig å bestemme målgruppen: Hvilken målgruppe skal publikasjonen henvende seg til? Hvem som skal koordinere og delta i jubileumspublikasjonen, og hvilken arbeidstid som er planlagt for produksjonen, er også en del av den innledende planleggingen. I tillegg til å svare på disse spørsmålene er det viktig å bestemme hvilket innhold som skal integreres i publikasjonen. I tillegg bør du spørre deg selv om du også vil involvere gjesteforfattere, eller om du vil skrive alle tekstene selv. Sist, men ikke minst, vil måten minnepublikasjonen distribueres på påvirke produksjonen.

Lag en tids- og produksjonsplan. Distribusjonsdatoen er utgangspunktet for arbeidet bakover i tid. Følgelig er tidsplanen fra begynnelsen vanligvis strukturert som følger:

• 12-18 måneder innen utgivelse: Be om gjesteforfattere ved behov.
• 12 måneder innen utgivelse: Bestem innhold og utforming av jubileumspublikasjonen, fordel oppgaver til personer som skal samle inn data, skaffe bilder, utforme layout osv.
• 2-3 måneder: Begynn å redigere tekstene, varsle om mulige overskridelser av tidsfrister, lese korrektur på tekstene og kontrollere layouten. Hvis du ikke bruker et fleksibelt nettbasert trykkeri, sender du PDF-filene til trykking.
• 4 uker innen utgivelsen: Send inn minnepublikasjonen til nettrykkeriet, slik at de har nok tid til å rette opp feil og trykke på nytt.

En layout- og produksjonsplan er også tilrådelig. I førstnevnte tilfelle noteres det hvilket innhold som skal stå på hvilke sider, og produksjonsplanen viser fremdriften. På denne måten kan du få en god oversikt over fremdriften i produksjonen av jubileumsskriftet.

Tips: Hvis gjestebidrag skal inkluderes i festskriftet, bør du sette en frist som er minst én uke tidligere enn den korrekte fristen. For det første er det ikke uvanlig at forfattere ikke leverer innen den angitte datoen, og du vil fortsatt ha nok tid til å korrigere gjestebidragene.

Trinn 2 i arbeidet med å skrive en minnepublikasjon: Struktur

En minnepublikasjon har, som andre publikasjoner, en logisk struktur som du bør følge. Det finnes også elementer i en festskrift som bør eller forventes å være integrert.

Først og fremst den logiske strukturen: Et festskrift har en tittel på forsiden "U1", som også er tittelsiden. Tittelen er minnepublikasjonens visittkort, og leseren skal umiddelbart vite hva minnepublikasjonen handler om. Det anbefales også hvis publikasjonen vekker interesse. Deretter følger en hilsen eller velkomsthilsen. Det er særlig i foreninger at styremedlemmer, protektorer eller ordførere kommer til orde, i tillegg til æresmedlemmer.. I bedrifter er det derimot ledelsen eller sjefen som tar ordet. For begge parter er det viktig å henvende seg direkte til målgruppen og involvere dem i arrangementet. Det er også mulig å antyde noe av innholdet eller gi korte tilbakeblikk på tidligere år.

Avhengig av hvor detaljert jubileumspublikasjonen er, anbefales en innholdsfortegnelse etter hilsenen. På denne måten kan man skape en god oversikt. Akademiske festskrifter krever en innholdsfortegnelse, ettersom bidragene fra akademikerne også er oppført der. Jubileumsskriftet starter deretter med en kronikk, som begynner med foreningens eller bedriftens grunnleggelse og inkluderer eventuelle milepæler. Anledningen for utgivelsen bør også inkluderes. Hvis publikasjonen nevner en grunnleggerlegende, kan utdrag fra vedkommendes vita også inkluderes.

Krøniken etterfølges av hyllest og hedersbevisninger til enten mangeårige medlemmer av foreningen eller æresmedlemmer samt høydepunkter i bedriften. Deretter følger dagens situasjon og fremtidsutsikter. Her har du mye rom for innhold. Enten bruker du dette til en sjenerøs selvfremstilling (informativ, men også underholdende) eller til å se fremover på fremtidige prosjekter. Hvis jubileumspublikasjonen fungerer som et akkompagnement til feiringen, bør du også oppgi det omtrentlige programmet for arrangementet. Dette bør imidlertid plasseres bakerst, da det ikke lenger er av stor betydning etter feiringen. Relevant innhold bør derfor angis før programmet i festskriftet.

Trinn 3 i å lage en minnepublikasjon: det ulike innholdet

I utgangspunktet skal innholdet i en minneskrift ha en tilknytning til den gitte anledningen. I tillegg skal den presentere bedriften eller foreningen på en egnet måte og appellere til målgruppen. I midtseksjonen skal nåværende status samt et fremtidsperspektiv for selskapet eller foreningen presenteres. Mens klubbene presenterer sine avdelinger og aktiviteter på dette tidspunktet, presenterer bedrifter inntrykket som er valgt for målgruppen. Målet er å formidle til leseren av minnepublikasjonen hva selskapet står for, hva det gjør og hvilke visjoner eller mål det forfølger. Sosiale forpliktelser kan også angis. Det bør utvises forsiktighet for å sikre at innholdet stemmer overens med mulige andre publikasjoner.

Når du lager innholdet, skal seksjonene være forbundet på en meningsfull måte med en rød tråd. Det anbefales å inkludere personlige kommentarer fra egne ansatte som beskriver deres syn på selskapet eller foreningen. Dette gjør at minnepublikasjonen ser mer autentisk ut. Men hvis flere forfattere sier sitt, bør man passe på å bruke en enhetlig skrivemåte.

Trinn 4: Design av minnepublikasjonen

En minneskrift skal ikke bare gis ut i svart-hvitt med tekster. Designet er et viktig poeng for å vekke og holde på interessen til leserne og bør derfor gjøres av en fagperson.

Avhengig av budsjett, anledning og opplag som er tilgjengelig for produksjon av minnepublikasjonen, kan den produseres som en brosjyre eller som en bok. Er det mer et programhefte for jubileumsfeiringen, er en brosjyre allerede lønnsom. Skal derimot historien til en hundre år gammel bedrift eller forening presenteres, er en bok det mer passende formatet. Brosjyrer kan være limt, stiftbundet eller spiralbundet. Bøker produseres vanligvis med selvklebende innbinding, men skal minnepublikasjonen være mer eksklusiv, anbefales trådbinding. Festskriftbøker med limbinding er imidlertid rimeligere.

A4 som format for minnepublikasjonen er nok det første du tenker på. Men siden en minnepublikasjon er en spesiell utgivelsesform og skal ligge løst i hånden, kan du også velge andre formater som tverrformat, kvadrat eller andre spesielle former. Papiret som brukes til minnepublikasjonen bør være av høy og tung kvalitet for å ha et tiltalende preg og for å gjengi de forskjellige fargene på en strålende måte.

I tillegg til disse utformingsmulighetene bør foreningens/bedriftens bedriftsdesign benyttes, alternativt bør allerede publiserte fonter brukes som orientering. Men på grunn av publikasjonens spesielle karakter kan designelementer som overflatebehandling eller stiliserte tall brukes. I oppsettet kan ledige rom sikre et edelt utseende og klarhet. Sider som er fullstendig dekket med tekst og bilder ser for tunge ut og seerne har liten motivasjon til å lese dem. I dette tilfellet er det bedre å utvide omfanget av minnepublikasjonen. Infobokser eller hakk er også med på å øke oppmerksomheten. Bilder er selvfølgelig et must i en minnepublikasjon. Disse bør velges i enestående kvalitet, inkludert de i stort format eller tosidige bilder. Svart-hvitt-bilder i lav kvalitet bør heller ikke være store. Dersom det brukes motiver, så kan disse helst illustrere tekstene på en tiltalende måte. Bilder med mennesker anbefales også; disse skal være autentiske og om mulig ikke fra et byrå.

Sammendrag: Hvordan en minnepublikasjon bør utarbeides

Oppgaven med å skrive en minnepublikasjon innebærer mye arbeid og tid. Prøv derfor å starte planleggingen så tidlig som mulig, for selv om alt ligger fast og definert med tidsfrister vil det som regel alltid være omstruktureringer, etterjusteringer eller forsinkelser.

Planlegging/forarbeid:

• Bestem ansvar: Hvem skal lage hvilket innhold, utnevne prosjektleder som skal holde styr på det hele
• Definer utseende, format og omfang
• Fastsette innhold og inndeling av de enkelte temaene
• Planlegge trykking av minnepublikasjonen
• Anskaffe meningsfylt visuelt materiale

Under produksjonen av minnepublikasjonen

• Skriv tekstene eller få dem skrevet, pass på å holde en konsistent stil slik at ordlyden i de ulike bidragene ikke skiller seg for mye fra hverandre.
• Fortløpende ferdigstille layout med tekster og bilder.
• Få tekstene rettet av flere
• Konverter minnepublikasjonen til PDF-filer og klargjør dem for utskrift.
• Distribuer den ferdige minnepublikasjonen innen den angitte datoen, ta hensyn til forsinkelser på grunn av postlevering.

Hos Infowerk har du muligheten til å få trykt et bredt utvalg av brosjyrer eller bøker. Uansett hva anledningen er, som bryllup, bursdag eller sølv/gull bryllupsdag – så trykker vi ønsket format!