Si avvicina il compleanno di tuo nonno, oppure un anniversario del club o dell'azienda? Allora una pubblicazione commemorativa è il modo ideale per celebrare l'occasione. Scrivere una pubblicazione commemorativa e presentarla al gruppo target richiede un certo impegno e dovrebbe essere pianificato con attenzione. Si crea un prezioso ricordo che può essere utilizzato, a seconda dell'occasione, anche per il marketing. Scopri come scrivere una pubblicazione commemorativa e cosa considerare nel nostro post sul blog.

Definizione: cos'è una pubblicazione commemorativa?

La prima pubblicazione commemorativa conosciuta fu pubblicata a Lipsia nel 1640, nel 200° anniversario della stampa. Da allora, le pubblicazioni commemorative continuano tradizionalmente fino ai giorni nostri e vengono offerte in dono in occasione di celebrazioni e anniversari importanti.

Una pubblicazione commemorativa è un tipo speciale di pubblicazione composta da diversi contributi individuali per le occasioni festive. A seconda dell'occasione per la quale viene prodotta la pubblicazione commemorativa, il suo contenuto differisce notevolmente da altre pubblicazioni commemorative. In generale si possono però distinguere due gruppi:

La pubblicazione commemorativa accademica

La pubblicazione commemorativa accademica è scritta in onore di uno studioso, scienziato, professore o medico. Di norma si tratta di saggi scritti da colleghi, studenti o amici che trattano una questione o un problema specifico nell'ambito trattato dallo studioso. Il destinatario riceve preferibilmente la pubblicazione commemorativa per un compleanno importante, insieme a un discorso di elogio e alla bibliografia. Al termine della pubblicazione commemorativa potrà essere scritta una dedica personale come speciale riconoscimento allo studioso. La pubblicazione commemorativa comprende, oltre alle discussioni scritte dei singoli contributori, anche un elenco completo degli scritti dello scienziato, studioso o medico. Per questo motivo una pubblicazione commemorativa costituisce anche un'importante fonte della storia scientifica del destinatario. Le pubblicazioni accademiche commemorative possono essere acquistate dopo la pubblicazione.

Pubblicazioni celebrative private per aziende e associazioni

Oltre alle pubblicazioni celebrative accademiche, ci sono anche quelle per anniversari aziendali o associativi. Queste contengono opuscoli informativi rivolti ad un vasto pubblico. Le pubblicazioni commemorative private contengono anche un'ampia gamma di informazioni sugli eventi attuali e sugli sviluppi dell'associazione o dell'azienda. Inoltre è presente un gran numero di grafici, immagini e una documentazione della storia dell'associazione o dell'azienda. Possono essere realizzate anche pubblicazioni commemorative private per amici o familiari. L'occasione è solitamente quella dei compleanni, in cui amici e familiari scrivono storie sul destinatario o esperienze personali con lui. Questo tipo di pubblicazione commemorativa rimane solitamente privata e non è accessibile al pubblico o disponibile per l'acquisto.

Creare una pubblicazione commemorativa: ecco come dovresti procedere

In linea di massima bisogna tenere presente che la pubblicazione di un'opera commemorativa comporta molto tempo ed eventualmente uno sforzo finanziario. Pertanto, a seconda dell'occasione, è importante assicurarsi che valga davvero la pena produrre una pubblicazione commemorativa, perché se il risultato finale è un opuscolo inadeguato che difficilmente verrà visualizzato in futuro, lo sforzo difficilmente varrà la pena.

Lo scopo di una pubblicazione commemorativa è quello di presentare una pubblicazione interessante che possa fungere anche da portavoce di un'azienda o di un'associazione. Le pubblicazioni commemorative possono coltivare l'immagine, aumentare enormemente la notorietà e anche rafforzare le relazioni con i clienti o i membri. Il primo passo per creare una pubblicazione commemorativa professionale è una pianificazione precisa.

Passaggio 1 nella creazione di una pubblicazione commemorativa: pianificazione

Se è la prima volta che devi realizzare una pubblicazione commemorativa, dovresti iniziare con le prime idee e riflessioni fino a un anno prima della data di pubblicazione, a seconda dell'occasione. Si consiglia di confrontare le precedenti pubblicazioni commemorative per poter utilizzare la struttura esistente.

Inoltre, è importante considerare varie domande. Quanti soldi possono essere utilizzati per produrre la pubblicazione commemorativa? Che formato e che tipo di oggetto (rilegato, cucito, quadrato, formato verticale, libro, brochure) dovrebbe essere prodotto alla fine? È anche importante determinare il gruppo target: a quale pubblico si rivolgerà? Nella pianificazione preliminare rientrano anche chi coordina e partecipa esattamente alla pubblicazione commemorativa e quante ore di lavoro sono previste per la sua produzione. Oltre a rispondere a queste domande, è importante determinare il contenuto che verrà integrato nella pubblicazione. Inoltre, dovresti chiederti se saranno coinvolti anche autori ospiti o se tutti i testi saranno scritti da te. Non ultimo, il modo in cui verrà distribuita la pubblicazione commemorativa ne influenzerà la produzione.

Elaborare un piano temporale e di produzione. La data di distribuzione è il punto di partenza da cui lavorare a ritroso. Di conseguenza, il programma dall’inizio è generalmente strutturato come segue:

• Più di un anno prima: chiedi autori ospiti, se necessario.
• Un anno prima: determinare il contenuto e il design della pubblicazione commemorativa, assegnare compiti alle persone designate che raccoglieranno dati, procureranno immagini, progetteranno il layout, ecc.
• Due o tre mesi prima: iniziare la redazione dei testi, avvisare di eventuali scadenze non rispettate, correggere le bozze dei testi e controllare l'impaginazione; se non viene utilizzata una società di stampa online flessibile, inviare i PDF per la stampa.
• Quattro settimane prima: presentare la pubblicazione commemorativa alla tipografia online, in modo che abbiano tempo sufficiente e gli errori possano essere corretti e ristampati.

È consigliabile anche un layout e un piano di produzione. Nel primo caso viene annotato quali contenuti devono andare su quali pagine e il piano di produzione mostra il corrispondente avanzamento. In questo modo è possibile avere una buona panoramica dello stato di avanzamento della produzione della pubblicazione commemorativa.

Suggerimento: se i contributi degli ospiti devono essere inclusi nella pubblicazione commemorativa, fissare una scadenza che sia almeno una settimana prima della scadenza corretta. Innanzitutto, non è raro che gli autori non consegnino entro la data specificata e avrai comunque abbastanza tempo per correggere i contributi degli ospiti.

Fase 2 nella stesura di una pubblicazione commemorativa: Struttura

Una pubblicazione commemorativa, come altre pubblicazioni, ha una struttura logica e dovresti seguirla. Ci sono anche elementi in una pubblicazione commemorativa che dovrebbero o dovrebbero essere integrati.

Innanzitutto la struttura logica: una pubblicazione commemorativa ha il titolo sulla copertina "U1", che è anche il frontespizio. Il titolo è il biglietto da visita della pubblicazione commemorativa e il lettore dovrebbe immediatamente sapere di cosa tratta la pubblicazione commemorativa. Si consiglia inoltre per far si che la pubblicazione susciti interesse. Segue un saluto o parole di benvenuto. Soprattutto nelle associazioni hanno voce in capitolo i consiglieri, i mecenati o i sindaci, così come le autorità. Nelle aziende, invece, è il management o il capo a rivolgersi al pubblico. Per entrambe le parti è importante rivolgersi direttamente al gruppo target e coinvolgerlo nell'evento. È anche possibile accennare ad alcuni contenuti o fornire brevi resoconti degli anni passati.

A seconda del livello di dettaglio della pubblicazione commemorativa, dopo il saluto si consiglia di inserire un indice. In questo modo è possibile stabilire una panoramica adeguata. Le pubblicazioni accademiche commemorative necessitano di un indice, in quanto vi sono elencati anche i contributi degli accademici. La pubblicazione commemorativa inizia quindi con una cronaca, partendo dalla fondazione dell'associazione o dell'azienda ed includendo eventuali tappe fondamentali. Dovrebbe essere inclusa anche l'occasione della pubblicazione. Se la pubblicazione menziona una episodio fondativo, possono essere inclusi anche estratti di quest'ultimo.

Alla cronaca seguono omaggi e premi ai membri di lunga data delle associazioni oppure onorificenze e momenti salienti dell'azienda. Segue la situazione attuale e le prospettive per il futuro. Qui hai molto spazio per i contenuti. O lo usi per una generosa auto-rappresentazione (informativa, ma anche divertente) o per una visione lungimirante dei progetti futuri. Se la pubblicazione commemorativa serve da accompagnamento alla celebrazione, dovrebbe essere elencato anche il corrispondente programma approssimativo dell'evento. Questo però andrebbe messo in secondo piano, poiché non ha più grande importanza dopo i festeggiamenti. Di conseguenza, i contenuti rilevanti dovrebbero essere elencati prima del programma nel testo commemorativo.

Fase 3 nella realizzazione di una pubblicazione commemorativa: i vari contenuti

Fondamentalmente il contenuto di una pubblicazione commemorativa deve avere un collegamento con l'occasione data. Inoltre deve presentare l'azienda o l'associazione in modo adeguato e attrarre il gruppo target. Nella parte centrale dovrebbe essere presentata la situazione attuale e una prospettiva sul futuro dell'azienda o dell'associazione. Mentre a questo punto i club presentano i loro dipartimenti e le loro attività, le aziende presentano l'immagine selezionata per il gruppo target. L'obiettivo è trasmettere al lettore della pubblicazione commemorativa cosa rappresenta l'azienda, cosa fa e quali visioni o obiettivi sta perseguendo. Si possono anche dichiarare impegni sociali. È necessario prestare attenzione per garantire che il contenuto sia coerente con eventuali altre pubblicazioni.

Durante la creazione del contenuto, le sezioni dovrebbero essere collegate in modo significativo da un filo rosso. Si consiglia di includere commenti personali dei propri dipendenti che descrivano le loro opinioni sull'azienda o associazione. Ciò rende la pubblicazione commemorativa più autentica. Tuttavia, se più autori dicono la loro, occorre fare attenzione a utilizzare uno stile di scrittura uniforme.

Fase 4: progettazione della pubblicazione commemorativa

Una pubblicazione commemorativa non dovrebbe essere pubblicata solo in bianco e nero con testi. Il design è un punto importante per suscitare e mantenere l'interesse dei lettori e dovrebbe quindi essere realizzato da un professionista.

A seconda del budget, dell'occasione e della tiratura disponibile per la produzione della pubblicazione commemorativa, questa può essere prodotta come brochure o come libro. Se si tratta di poco più di un libretto di programmi per la celebrazione dell'anniversario, una brochure è già sufficiente. Se invece si vuole presentare la storia di un'azienda o di un'associazione secolare, il formato più adatto è un libro. Le brochure possono essere incollate, rilegate con punti metallici o a spirale. I libri vengono solitamente prodotti con rilegatura adesiva, ma se la pubblicazione commemorativa vuole essere più esclusiva, si consiglia la rilegatura a filo. I libri in brossura fresata con rilegatura adesiva sono tuttavia meno costosi.

DIN A4 come formato della pubblicazione commemorativa è probabilmente la prima cosa a cui pensi. Tuttavia, poiché una pubblicazione commemorativa è una forma speciale di pubblicazione e dovrebbe stare facilmente in mano, si può optare anche per altri formati come orizzontale, quadrato o altre forme speciali. La carta utilizzata per la pubblicazione commemorativa dovrà essere di alta e pesante qualità per avere un aspetto gradevole e riprodurre brillantemente i diversi colori.

Oltre a queste possibilità di design, dovrebbe essere utilizzato il corporate design dell'associazione/azienda o, in alternativa, i caratteri già pubblicati come orientamento. Tuttavia, a causa della natura particolare della pubblicazione, possono essere utilizzati elementi di design come finiture superficiali o numeri stilizzati. Nella disposizione, gli spazi liberi possono garantire un aspetto nobile e chiarezza. Le pagine completamente ricoperte di testo e immagini sembrano troppo pesanti e gli spettatori hanno poca motivazione nel leggerle. In questo caso, è meglio ampliare la portata della pubblicazione commemorativa. Anche le caselle informative o gli elenchi puntati aiutano ad aumentare l'attenzione. Le immagini sono ovviamente un must in una pubblicazione commemorativa. Queste dovrebbero essere scelte in qualità eccezionale, comprese quelli in grande formato o con sviluppo a doppia pagina. Le foto in bianco e nero di bassa qualità non dovrebbero essere grandi. Se vengono utilizzati motivi, questi possono preferibilmente illustrare i testi in modo accattivante. Si consigliano anche foto con persone; dovrebbero essere autentiche e, se possibile, non provenienti da un'agenzia.

Sommario: Come dovrebbe essere preparata una pubblicazione commemorativa

Il compito di scrivere una pubblicazione commemorativa richiede molto lavoro e tempo. Cercate quindi di iniziare a pianificare il prima possibile, perché anche se tutto è fissato e definito con scadenze, di solito ci saranno sempre rimaneggiamenti, successivi aggiustamenti o ritardi.

Progettazione/lavoro preliminare:

• Determinare le responsabilità: chi creerà quale contenuto, nominare il project manager che terrà traccia di tutto
• Definire aspetto, formato e ambito
• Determinare i contenuti e la divisione dei singoli argomenti
• Pianificare la stampa della pubblicazione commemorativa
• Procurarsi materiale visivo significativo

Durante la produzione della pubblicazione commemorativa

• Scrivere o far scrivere i testi, avendo cura di mantenere uno stile coerente affinché la formulazione dei vari contributi non differisca troppo tra loro.
• Completare continuamente il layout con testi e immagini.
• Far correggere i testi da più persone
• Convertire la pubblicazione commemorativa in file PDF e prepararli per la stampa.
• Distribuire la pubblicazione commemorativa finita entro la data specificata, tenendo conto dei ritardi dovuti alla consegna postale.

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