Közeleg a nagyapád születésnapja, vagy klub- vagy cégévforduló? Ekkor egy megemlékező kiadvány ideális lehetőség az alkalomra. Egy emlékkiadvány megírása és bemutatása a célcsoportnak némi erőfeszítést igényel, és alaposan meg kell tervezni - a végén azonban egy értékes mementó születik, amely alkalomtól függően marketingre is felhasználható. Blogbejegyzésünkből megtudhatod, hogyan írhatsz megemlékező kiadványt, és mit érdemes figyelembe venni.

Definíció: Mi az az emlékkiadvány?

Az első ismert emlékkiadvány Lipcsében, 1640-ben, a nyomda fennállásának 200. évfordulóján jelent meg. Azóta hagyományosan a mai napig tartanak az emlékkiadványok, melyeket a nagyobb ünnepek és évfordulók alkalmából ajándékoznak.

Az emlékkiadvány egy speciális kiadványtípus, amely ünnepi alkalmakra különféle egyéni hozzájárulásokból áll össze. Attól függően, hogy az emlékkiadvány milyen alkalomra készül, tartalma nagyban eltér a többi emlékkiadványtól. Általában azonban két csoportot lehet megkülönböztetni:

Az akadémiai emlékkiadvány

Az akadémiai emlékkiadvány egy tudós, professzor vagy orvos tiszteletére készült. Általában kollégák, hallgatók vagy barátok által írt esszékről van szó, amelyek a tudós által kezelt témakör egy-egy konkrét kérdésével vagy problémájával foglalkoznak. A címzett lehetőleg egy mérföldkő születésnapjára kapja meg az emlékkiadványt, dicsérő beszéddel és bibliográfiával együtt. Az emlékkiadvány végére a tudós külön elismeréseként személyes dedikáció írható. Az emlékkiadvány az egyéni hozzászólók írásos megbeszélésein túl a tudós, professzor vagy orvos írásainak teljes listáját is tartalmazza. Emiatt a megemlékező kiadvány a címzett tudománytörténetének is fontos forrása. A tudományos emlékkiadványok megjelenés után megvásárolhatók.

Magánjellegű emlékkiadványok cégek és egyesületek számára

Az akadémiai emlékkiadványok mellett a vállalati vagy egyesületi évfordulókra készültek is. Ezek széles közönségnek szóló tájékoztató brosúrákat tartalmaznak. A magánjellegű emlékkiadványok is széleskörű tájékoztatást tartalmaznak az egyesület vagy cég aktuális eseményeiről, fejleményeiről. Ezen kívül nagy számban találhatók grafikák, képek, az egyesület vagy cég történetének feljegyzése. Magánjellegű emlékkiadványok is készíthetők barátok vagy családtagok számára. Az alkalom általában kerek születésnapok, amikor a barátok és a családtagok történeteket írnak a megajándékozottról vagy személyes élményeiket velük kapcsolatban. Az ilyen típusú emlékkiadványok általában magánjellegűek maradnak, és nem nyilvánosak, illetve nem vásárolhatók meg.

Emlékkiadvány készítése – így kell eljárni

Általános szabályként figyelembe kell venni, hogy egy emlékkiadvány kiadása sok időt és esetleg anyagi ráfordítást igényel. Ezért alkalomtól függően fontos ügyelni arra, hogy valóban megérje egy emlékkiadvány elkészítése, mert ha a végeredmény nem megfelelő, akkor aligha éri meg a fáradságot.

Az emlékkiadvány célja, hogy egy olyan érdekes kiadványt mutasson be, amely egy cég vagy egyesület figurájaként is funkcionálhat. Az emlékkiadványok ápolhatják az imázst, nagymértékben növelhetik az ismertséget és erősíthetik az ügyfél- vagy tagi kapcsolatokat is. A professzionális emlékkiadvány elkészítésének első lépése a pontos tervezés.

Emlékkiadvány létrehozásának 1. lépése: Tervezés

Ha most először kellett megemlékező kiadványt készítened, akkor alkalomtól függően akár egy évvel a megjelenés dátuma előtt érdemes a kezdeti ötletekkel és gondolatokkal kezdeni. Célszerű összehasonlítani a korábbi megemlékező kiadványokat, hogy a már meglévő struktúra használható legyen.

Ezen túlmenően fontos, hogy mérlegeljünk különféle kérdéseket. Mennyi pénzből lehet elkészíteni az emlékkiadványt? Milyen formátumban és milyen kivitelben (fűzött, varrott, négyzet alakú, álló formátumú, könyv, brosúra) készüljön végül? Fontos a célcsoport meghatározása is: Melyik közönséget szólítjuk meg? Az is az előzetes tervezés része, hogy pontosan ki koordinálja és vesz részt az emlékkiadvány elkészítésében, milyen munkaidőben készül. E kérdések megválaszolása mellett fontos meghatározni, hogy milyen tartalom kerüljön beépítésre a kiadványba. Továbbá érdemes feltenni maguknak a kérdést, hogy vendégszerzők is részt vesznek-e, vagy minden szöveget saját magunk írunk. Végül, de nem utolsósorban, az emlékkiadvány terjesztésének módja is befolyásolja az elkészítését.

Készíts idő- és gyártási tervet. A terjesztés dátuma a kiindulópont, ahonnan visszafelé kell dolgozni. Ennek megfelelően az ütemterv kezdettől fogva általában a következőképpen épül fel:

• Több mint egy éve: Kérj fel vendégszerzőket, ha szükséges.
• Egy év: Meghatározni az emlékkiadvány tartalmát és kialakítását, feladatokat kijelölése, adatgyűjtést, képbeszerzés, tervrajz stb.
• Két-három hónappal előtte: kezd meg a szövegek szerkesztését, figyelmeztetés az esetleges elmulasztott határidőkre, olvasd le a szövegeket és ellenőrizze az elrendezést; ha nem veszel igénybe rugalmas online nyomdát, akkor küld be a PDF-eket nyomtatásra.
• Négy héttel előtte: az emlékkiadványt leadni az online nyomdának, hogy legyen elég idejük és a hibákat kijavítsák, újranyomtassák.

Elrendezési és gyártási terv is ajánlatos. Az előbbi esetben fel kell jegyezni, hogy mely tartalmak melyik oldalakra kerüljenek, a gyártási terv pedig mutatja a megfelelő előrehaladást. Így jó áttekintést kaphatsz az emlékkiadvány elkészítésének menetéről.

Tipp: Ha az emlékkiadványban a vendégek hozzászólásait is szerepeltetni kell, adj meg egy olyan határidőt, amely legalább egy héttel korábbi a megfelelő határidőnél. Először is, nem ritka, hogy a szerzők a megadott időpontig elmulasztják a kézbesítést, és így is lesz elég időd a vendég hozzászólásainak a kijavítására.

Emlékkiadvány írásának 2. lépése: Felépítés

Az emlékkiadványnak, mint más kiadványoknak is logikus felépítése van, és ezt követni kell. Az emlékkiadványban is vannak olyan elemek, amelyeket integrálni kell.

Mindenekelőtt a logikai felépítés: Egy emlékkiadvány fedőlapján „U1” cím szerepel, ami egyben a címlap is. A cím az emlékkiadvány névjegykártyája, és az olvasónak azonnal tudnia kell, miről szól az emlékkiadvány. Akkor is ajánlott, ha a kiadvány felkelti az érdeklődést. Ezt köszönés vagy üdvözlő szavak követik. Főleg az egyesületekben mondanak véleményt a vezetőségi tagok, a mecénások vagy a polgármesterek, valamint a méltóságok. A cégeknél viszont a vezetőség vagy a főnök szólítja meg a hallgatóságot. Mindkét fél számára fontos, hogy közvetlenül a célcsoportot szólítsák meg, és vonják be őket az eseménybe. Lehetséges néhány tartalomra utalni, vagy rövid áttekintést adni az elmúlt évekről.

Attól függően, hogy a megemlékező kiadvány mennyire részletes, a köszöntő után tartalomjegyzéket javasolunk. Ily módon megfelelő áttekintést lehet kialakítani. Az akadémiai emlékkiadványokhoz tartalomjegyzék szükséges, hiszen ott szerepelnek az akadémikusok hozzászólásai is. Az emlékkiadvány ezután egy krónikával kezdődik, amely az egyesület vagy társaság alapításával kezdődik, és tartalmazza az esetleges mérföldköveket. A megjelenés alkalmát is szerepeltetni kell. Ha a kiadvány megemlít egy alapító legendát, akkor az életrajzukból is kivonatokat lehet mellékelni.

A krónikát az egyesületek régóta fennálló tagjai vagy kitüntetései, valamint a társaság kiemelkedő eseményei előtti tiszteletadás és kitüntetések követik. Ezt követi a jelenlegi helyzet és a jövőre vonatkozó kilátások. Itt bőven van helye a tartalomnak. Vagy használd ezt a nagyvonalú önábrázoláshoz (informatív, de egyben szórakoztató is), valamint a jövőbeli projektek előretekintéséhez. Ha az emlékkiadvány az ünnepség kísérőjelenségeként szolgál, akkor a rendezvény hozzávetőleges programját is fel kell tüntetni. Ezt azonban hátulra kell helyezni, hiszen az ünnepségek után már nincs nagy jelentősége. Ennek megfelelően a megfelelő tartalmat a program előtt fel kell tüntetni a megemlékező forgatókönyvben.

Az emlékkiadvány létrehozásának 3. lépése: a különféle tartalmak

Alapvetően egy megemlékező kiadvány tartalmának kapcsolódnia kell az adott alkalomhoz. Ezenkívül megfelelő módon kell bemutatnia a céget vagy egyesületet, és meg kell szólítania a célcsoportot. A középső részben a vállalat vagy egyesület jelenlegi állapotát, valamint jövőbeli kitekintést kell bemutatni. Míg a klubok ezen a ponton mutatják be részlegeiket és tevékenységeiket, addig a vállalatok a célcsoport számára kiválasztott elképzelésüket prezentálják. A cél az, hogy az emlékkiadvány az olvasó elé tárja, mit képvisel, mivel foglalkozik és milyen elképzeléseket, célokat követ. Társadalmi kötelezettségvállalások is megfogalmazhatók. Gondoskodni kell arról, hogy a tartalom összhangban legyen a lehetséges egyéb kiadványokkal.

A tartalom elkészítésekor a szakaszokat egy piros szállal értelmesen össze kell kapcsolni. Javasoljuk, hogy a saját munkatársaidtól személyes megjegyzéseket írj be a céggel vagy egyesülettel kapcsolatos véleményre. Így hitelesebbnek tűnik az emlékkiadvány. Ha azonban több szerző is elmondja véleményét, ügyelni kell az egységes írásmódra.

4. lépés: Az emlékkiadvány tervezése

Egy emlékkiadványt ne csak fekete-fehéren, szövegekkel együtt adjunk ki. A tervezés fontos szempont az olvasók érdeklődésének felkeltésére és fenntartására, ezért azt szakembernek kell elvégeznie.

Az emlékkiadvány a költségvetéstől, az alkalomtól és a rendelkezésre álló példányszámtól függően prospektusként vagy könyvként is elkészíthető. Ha inkább programfüzet a jubileumi ünnepségre, akkor egy prospektus már jövedelmező. Ha viszont egy évszázados cég vagy egyesület történetét szeretnénk bemutatni, akkor a könyv a megfelelőbb formátum. A prospektusok lehetnek ragasztottak, kapcsos vagy spirálkötésesek. A könyvek általában ragasztókötésben készülnek, de ha az emlékkiadvány exkluzívabb akar lenni, akkor a cérnakötés javasolt. Az ragasztókötésű Festschrift könyvek azonban olcsóbbak.

A DIN A4-es emlékkiadvány formátuma valószínűleg az első, ami eszedbe jut. Mivel azonban az emlékkiadvány egy speciális megjelenési forma, és lazán kell feküdnie a kézben, választhatsz más formátumot is, például fekvő, négyzet vagy egyéb speciális formákat. Az emlékkiadványhoz használt papírnak jónak és nehéznek kell lennie, hogy vonzó tapintású legyen, és ragyogóan reprodukálja a különböző színeket.

Ezen tervezési lehetőségeken túlmenően az egyesület/cég vállalati dizájnját kell használni, vagy alternatívaként a már publikált betűtípusokat kell tájékozódni. A kiadvány speciális jellegéből adódóan azonban olyan design elemek is használhatók, mint a felületkezelés vagy a stilizált számok. Az elrendezésben a szabad terek nemes megjelenést és tisztaságot biztosíthatnak. A szöveggel és képekkel teljesen borított oldalak túl nehéznek tűnnek, és a nézőknek nincs motivációjuk elolvasni őket. Ebben az esetben célszerű bővíteni az emlékkiadvány terjedelmét. Az információs dobozok vagy bevágások szintén segítenek a figyelem növelésében. A képek természetesen kötelezőek egy emlékkiadványban. Ezeket kimagasló minőségben érdemes választani, beleértve a nagyformátumú vagy kétoldalas képeket is. Az alacsony minőségű fekete-fehér fényképek sem lehetnek nagyok. Motívumok alkalmazása esetén lehetőleg tetszetős módon illusztrálják a szövegeket. Emberekkel készült képek is ajánlottak; ezek hitelesek legyenek, és ha lehetséges, ne ügynökségtől származzanak.

Összegzés: Hogyan készítsünk emlékkiadványt

Az emlékkiadvány megírása rengeteg munkával és idővel jár. Ezért igyekezzünk minél korábban elkezdeni a tervezést, mert még ha minden rögzült és határidőkkel meghatározott, általában mindig lesznek átstrukturálások, utólagos kiigazítások vagy késések.

Tervezés/előzetes munka:

• Határozd meg a felelősségi köröket: Ki milyen tartalmat hoz létre, projektmenedzsert nevezel ki, aki mindezt nyomon követi
• Határozd meg a megjelenést, a formátumot és a hatókört
• Az egyes témák tartalmának és felosztásának meghatározása
• Tervezd meg az emlékkiadvány nyomtatását
• Szükséges vizuális anyag beszerzése

Az emlékkiadvány készítése során

• A szövegek megírása ügyelve a következetes stílus megőrzésére, hogy a különböző hozzászólások megfogalmazása ne térjen el túlságosan egymástól.
• Folyamatosan egészítsd ki az elrendezést szövegekkel és képekkel.
• Szöveg korrekicója több emberrel
• Konvertáld az emlékkiadványt PDF fájlokká és készítsd elő nyomtatásra.
• Az elkészült emlékkiadványt a postai kézbesítés miatti késések figyelembevételével a megadott időpontig terjeszteni.

Az Infowerknél számos brosúrát vagy könyvet nyomtathat ki. Legyen szó bármilyen alkalomról, például esküvőről, születésnapról vagy ezüst/arany lakodalomról – mi kinyomtatjuk a kívánt formátumot!