Är din farfars födelsedag närmar sig, eller en klubb- eller företagsjubileum? Då är en jubileumspublikation ett idealiskt sätt att uppmärksamma tillfället. Att skriva en jubileumsskrift och presentera den för målgruppen kräver en del ansträngning och bör planeras noggrant – i slutändan skapas dock ett värdefullt minne som även kan användas för marknadsföring, beroende på tillfälle. Ta reda på hur du skriver en jubileumspublikation och vad du bör tänka på i vårt blogginlägg.

Definition: Vad är en jubileumspublikation?

Den första kända minnesskriften publicerades i Leipzig 1640, 200-årsdagen av tryckpressen. Sedan dess har jubileumspublikationer traditionellt fortsatt till denna dag och ges som gåvor för att uppmärksamma stora högtider och jubileum.

En jubileumsskrift är en speciell typ av publikation som är sammanställd av olika enskilda bidrag för festliga tillfällen. Beroende på vilket tillfälle jubileumsskriften är framtagen skiljer sig dess innehåll kraftigt från andra jubileumsskrifter. Generellt kan dock två grupper särskiljas:

Den akademiska minnesskriften

Den akademiska minnesskriften är skriven för att hedra en forskare, vetenskapsman, professor eller doktor. I regel är det uppsatser skrivna av kollegor, studenter eller vänner som behandlar en specifik fråga eller problem inom det ämnesområde som forskaren behandlar. Mottagaren får helst minnesskriften för en milstolpefödelsedag, tillsammans med ett lovord och bibliografi. En personlig dedikation kan skrivas i slutet av jubileumspublikationen som ett särskilt erkännande av den lärde. Förutom de individuella bidragsgivarnas skriftliga diskussioner innehåller jubileumspublikationen även en komplett lista över vetenskapsmannens, forskarens eller läkarens skrifter. Av denna anledning är en jubileumspublikation också en viktig källa till mottagarens vetenskapliga historia. Akademiska minnespublikationer kan köpas efter publicering.

Privata minnesskrifter för företag och föreningar

Förutom akademiska jubileumspublikationer finns även sådana för företags- eller föreningsjubileum. Dessa innehåller informativa broschyrer som riktar sig till en bred publik. Privata minnespublikationer innehåller också en lång rad information om aktuella händelser och utvecklingen i föreningen eller företaget. Dessutom finns ett stort antal grafik, bilder och en uppteckning över föreningens eller företagets historia. Privata minnespublikationer kan också produceras för vänner eller familjemedlemmar. Tillfället är vanligtvis runda födelsedagar, där vänner och familjemedlemmar skriver berättelser om mottagaren eller personliga upplevelser med dem. Denna typ av jubileumspublikation förblir vanligtvis privat och är inte offentligt tillgänglig eller tillgänglig för köp.

Skapa en jubileumspublikation - så här ska du gå tillväga

Som huvudregel bör du tänka på att utgivningen av en minnesskrift kräver mycket tid och eventuellt ekonomiska ansträngningar. Därför är det, beroende på tillfälle, viktigt att se till att produktionen av en jubileumsskrift verkligen lönar sig, för om slutresultatet blir en bristfällig broschyr som knappast kommer att ses i framtiden, är ansträngningen knappast lönsam.

Syftet med en jubileumsskrift är att presentera en intressant publikation som även kan fungera som galjonsfigur för ett företag eller en förening. Jubileumspublikationer kan odla bilden, öka medvetenheten enormt och även stärka kund- eller medlemsrelationer. Det första steget för att skapa en professionell jubileumspublikation är exakt planering.

Steg 1 i att skapa en jubileumspublikation: Planering

Om det är första gången du har varit tvungen att producera en jubileumsskrift bör du börja med inledande idéer och tankar upp till ett år före publiceringsdatum, beroende på tillfälle. Det är lämpligt att jämföra tidigare jubileumspublikationer så att den befintliga strukturen kan användas.

Dessutom är det viktigt att överväga olika frågor. Hur mycket pengar kan användas för att producera jubileumspublikationen? Vilket format och vilken typ av design (inbunden, sydd, fyrkantig, stående format, bok, broschyr) ska produceras i slutändan? Det är också viktigt att fastställa målgruppen: Vilken målgrupp kommer att vändas till? Vem som exakt samordnar och medverkar i jubileumsskriften och vilken arbetstid som är planerad för dess produktion ingår också i den preliminära planeringen. Förutom att svara på dessa frågor är det viktigt att fastställa vilket innehåll som ska integreras i publikationen. Vidare bör du fråga dig om gästförfattare också kommer att vara med eller om alla texter kommer att vara skrivna av dig själv. Sist men inte minst kommer sättet att distribuera jubileumsskriften att påverka dess produktion.

Gör upp en tid- och produktionsplan. Utdelningsdatumet är utgångspunkten för att arbeta baklänges. Följaktligen är schemat från början i allmänhet uppbyggt enligt följande:

• För mer än ett år sedan: Fråga efter gästförfattare, om det behövs.
• Före ett år: Bestäm innehållet och utformningen av jubileumspublikationen, tilldela uppgifter till utsedda personer som ska samla in data, skaffa bilder, designa layouten osv.
• Två till tre månader innan: börja redigera texterna, varna för eventuella missade deadlines, korrekturläsa texterna och kontrollera layouterna; om ett flexibelt onlinetryckeri inte används, skicka in PDF-filerna för utskrift.
• Fyra veckor innan: lämna in jubileumspublikationen till nättryckeriet, så att de har tillräckligt med tid och fel kan korrigeras och tryckas om.

En layout och produktionsplan är också att rekommendera. I det förra fallet noteras vilket innehåll som ska gå på vilka sidor och produktionsplanen visar motsvarande framsteg. På så sätt kan man få en bra överblick över framstegen i produktionen av jubileumsskriften.

Tips: Om gästbidrag ska ingå i jubileumspublikationen, sätt en deadline som är minst en vecka tidigare än den korrekta deadline. För det första är det inte ovanligt att författare misslyckas med att leverera till det angivna datumet, och du kommer fortfarande att ha tillräckligt med tid att korrigera gästbidragen.

Steg 2 i att skriva en jubileumspublikation: Struktur

En jubileumspublikation har, precis som andra publikationer, en logisk struktur och denna bör du följa. Det finns också inslag i en jubileumsskrift som bör eller förväntas integreras.

Först och främst den logiska strukturen: En jubileumspublikation har en titel på försättsbladet "U1", som också är titelbladet. Titeln är jubileumsskriftens visitkort och läsaren ska genast veta vad jubileumsskriften handlar om. Det rekommenderas även om publikationen väcker intresse. Detta följs av en hälsning eller välkomstord. Särskilt i föreningar får styrelseledamöter, mecenater eller borgmästare säga sitt, liksom dignitärer. På företag är det däremot ledningen eller chefen som vänder sig till publiken. För båda parter är det viktigt att de vänder sig direkt till målgruppen och involverar dem i eventet. Det är också möjligt att tipsa om något innehåll eller ge korta recensioner av tidigare år.

Beroende på hur detaljerad jubileumspublikationen är rekommenderas en innehållsförteckning efter hälsningen. På så sätt kan en lämplig överblick skapas. Akademiska jubileumspublikationer kräver en innehållsförteckning, eftersom även akademikernas bidrag finns listade där. Jubileumspublikationen börjar sedan med en krönika, som börjar med föreningens eller företagets grundande och inklusive eventuella milstolpar. Även anledningen till publiceringen bör ingå. Om publikationen nämner en grundande legend, kan även utdrag ur deras vita inkluderas.

Krönikan följs av hyllningar och utmärkelser till antingen långvariga medlemmar i föreningar eller utmärkelser samt höjdpunkter i företaget. Detta följs av den nuvarande situationen och utsikterna för framtiden. Här har du mycket utrymme för innehåll. Antingen använder du detta för en generös självskildring (informativ, men också underhållande) samt en framåtblickande syn på framtida projekt. Om jubileumspublikationen fungerar som ett ackompanjemang till firandet, bör motsvarande ungefärliga program för evenemanget också anges. Denna bör dock placeras längst bak, eftersom den inte längre är av stor betydelse efter firandet. Följaktligen bör relevant innehåll listas före programmet i jubileumsmanuset.

Steg 3 i att skapa en jubileumspublikation: det olika innehållet

I grunden ska innehållet i en jubileumsskrift ha en koppling till det givna tillfället. Dessutom ska den presentera företaget eller föreningen på ett lämpligt sätt och tilltala målgruppen. I mittenavsnittet ska aktuell status samt en framtidsutsikt för företaget eller föreningen presenteras. Medan klubbar presenterar sina avdelningar och aktiviteter vid denna tidpunkt, presenterar företag det intryck som valts för målgruppen. Syftet är att förmedla till läsaren av jubileumsskriften vad företaget står för, vad det gör och vilka visioner eller mål det eftersträvar. Sociala åtaganden kan också anges. Försiktighet bör iakttas för att säkerställa att innehållet överensstämmer med eventuella andra publikationer.

När du skapar innehållet ska avsnitten på ett meningsfullt sätt kopplas samman med en röd tråd. Det är lämpligt att inkludera personliga kommentarer från din egen personal som beskriver deras syn på företaget eller föreningen. Detta gör att jubileumspublikationen ser mer autentisk ut. Men om flera författare säger sitt bör man se till att använda en enhetlig skrivstil.

Steg 4: Design av jubileumspublikationen

En jubileumsskrift ska inte bara ges ut i svartvitt med texter. Designen är en viktig punkt för att väcka och behålla läsarnas intresse och bör därför göras av en professionell.

Beroende på budget, tillfälle och vilken upplaga som finns tillgänglig för produktionen av jubileumsskriften kan den produceras som en broschyr eller som en bok. Är det mer ett programhäfte för jubileumsfirandet är en broschyr redan lönsam. Om däremot historien om ett hundraårigt företag eller förening ska presenteras är en bok det lämpligare formatet. Broschyrer kan vara limmade, häftbundna eller spiralbundna. Böcker produceras vanligtvis med självhäftande bindning, men om jubileumspublikationen ska bli mer exklusiv rekommenderas trådbindning. Festschriftböcker med självhäftande bindning är dock billigare.

DIN A4 som format för jubileumspublikationen är förmodligen det första du tänker på. Men eftersom en jubileumspublikation är en speciell publiceringsform och ska ligga löst i handen kan du även välja andra format som landskap, kvadrat eller andra speciella former. Papperet som används till jubileumspublikationen ska vara av hög och tung kvalitet för att få en tilltalande känsla och för att återge de olika färgerna på ett briljant sätt.

Utöver dessa designmöjligheter bör föreningens/företagets företagsdesign användas eller alternativt redan publicerade typsnitt användas som orientering. Men på grund av publikationens speciella karaktär kan designelement som ytfinish eller stiliserade siffror användas. I layouten kan fria utrymmen säkerställa ett ädelt utseende och tydlighet. Sidor som är helt täckta med text och bilder ser för tunga ut och tittarna har liten motivation att läsa dem. I det här fallet är det bättre att utöka omfattningen av jubileumspublikationen. Infoboxar eller skåror bidrar också till att öka uppmärksamheten. Bilder är naturligtvis ett måste i en jubileumspublikation. Dessa bör väljas i enastående kvalitet, inklusive de i stort format eller dubbelsidiga bilder. Svartvita bilder i låg kvalitet bör inte heller vara stora. Om motiv används så kan dessa helst illustrera texterna på ett tilltalande sätt. Bilder med människor rekommenderas också; dessa ska vara äkta och, om möjligt, inte från en byrå.

Sammanfattning: Hur en jubileumsskrift bör utarbetas

Uppgiften att skriva en jubileumsskrift innebär mycket arbete och tid. Försök därför att börja planera så tidigt som möjligt, för även om allt är fixat och definierat med deadlines så blir det oftast alltid omstruktureringar, efterföljande justeringar eller förseningar.

Planering/förarbete:

• Bestäm ansvar: Vem ska skapa vilket innehåll, utse projektledare som ska hålla koll på det hela
• Definiera utseende, format och omfattning
• Bestäm innehåll och uppdelning av de enskilda ämnena
• Planera tryckningen av jubileumsskriften
• Skaffa meningsfullt bildmaterial

Under produktionen av jubileumsskriften:

• Skriv texterna eller låt dem skriva, var noga med att hålla en konsekvent stil så att formuleringarna i de olika bidragen inte skiljer sig för mycket från varandra.
• Komplettera kontinuerligt layouten med texter och bilder.
• Låt flera personer rätta texterna
• Konvertera jubileumspublikationen till PDF-filer och förbered dem för tryckning.
• Distribuera den färdiga minnespublikationen före angivet datum, med hänsyn till förseningar på grund av postleverans.

Hos Infowerk har du möjlighet att få ett brett utbud av broschyrer eller böcker tryckta. Oavsett vilket tillfälle som helst, såsom bröllop, födelsedag eller silver/guldbröllopsdag – så trycker vi ditt önskade format!