Onko isoisäsi syntymäpäivä tulossa tai kerhon tai yrityksen vuosipäivä? Silloin juhlajulkaisu on ihanteellinen tapa merkitä tilaisuus. Muistojulkaisun kirjoittaminen ja sen esittely kohderyhmälle vaatii jonkin verran vaivannäköä, ja se on suunniteltava huolellisesti - lopulta syntyy kuitenkin arvokas muisto, jota voidaan tilaisuudesta riippuen käyttää myös markkinointiin. Lue blogikirjoituksestamme, miten muistojulkaisu kirjoitetaan ja mitä kannattaa ottaa huomioon.

Määritelmä: Mikä on juhlajulkaisu?

Ensimmäinen tunnettu juhlajulkaisu julkaistiin Leipzigissa vuonna 1640, jolloin tuli kuluneeksi 200 vuotta kirjapainon perustamisesta. Siitä lähtien juhlajulkaisuja on perinteisesti tehty tähän päivään asti, ja niitä annetaan lahjaksi suurten juhlien ja merkkipäivien kunniaksi.

Juhlajulkaisu on erityyppinen julkaisu, joka kootaan erilaisista yksittäisistä julkaisuista juhlallisiin tilaisuuksiin. Riippuen siitä, mihin tilaisuuteen juhlajulkaisu tuotetaan, sen sisältö eroaa suuresti muista juhlajulkaisuista. Yleisesti ottaen voidaan erottaa kaksi ryhmää:

Akateeminen juhlajulkaisu

Akateeminen juhlajulkaisu kirjoitetaan tutkijan, tiedemiehen, professorin tai tohtorin kunniaksi. Yleensä kyseessä ovat kollegoiden, opiskelijoiden tai ystävien kirjoittamat esseet, jotka käsittelevät tiettyä kysymystä tai ongelmaa tutkijan käsittelemältä aihealueelta. Muistojulkaisu toimitetaan vastaanottajalle mieluiten merkkipäivän kunniaksi yhdessä kiitospuheen ja bibliografian kanssa. Muistojulkaisun loppuun voidaan kirjoittaa henkilökohtainen omistusosoitus, jossa annetaan tutkijalle erityinen tunnustus. Yksittäisten kirjoittajien kirjallisten keskustelujen lisäksi juhlajulkaisu sisältää myös täydellisen luettelon tiedemiehen, tutkijan tai lääkärin kirjoituksista. Tästä syystä juhlajulkaisu on myös tärkeä lähde vastaanottajan tieteellisen historian kannalta. Akateemisia juhlajulkaisuja voi ostaa julkaisun jälkeen.

Yksityiset juhlajulkaisut yrityksille ja yhdistyksille

Akateemisten juhlajulkaisujen lisäksi on olemassa myös yritysten tai yhdistysten juhlavuosia varten tarkoitettuja juhlajulkaisuja. Ne sisältävät laajalle yleisölle suunnattuja informatiivisia esitteitä. Yksityiset juhlajulkaisut sisältävät myös monenlaista tietoa yhdistyksen tai yrityksen ajankohtaisista tapahtumista ja kehityksestä. Lisäksi niissä on runsaasti grafiikkaa, kuvia ja kirjaa yhdistyksen tai yrityksen historiasta. Yksityisiä juhlajulkaisuja voidaan tuottaa myös ystäville tai perheenjäsenille. Tilaisuus on yleensä pyöreitä syntymäpäiviä, jolloin ystävät ja perheenjäsenet kirjoittavat tarinoita saajasta tai henkilökohtaisia kokemuksia hänen kanssaan. Tämäntyyppinen muistojulkaisu pysyy yleensä yksityisenä, eikä se ole julkisesti saatavilla tai ostettavissa.

Muistojulkaisun luominen - näin sinun tulisi toimia

Yleissääntönä on pidettävä mielessä, että juhlajulkaisun julkaiseminen vaatii paljon aikaa ja mahdollisesti myös taloudellista panostusta. Siksi on tilaisuudesta riippuen tärkeää varmistaa, että muistojulkaisun tuottaminen todella kannattaa, sillä jos lopputuloksena on puutteellinen esite, jota tuskin tullaan katsomaan tulevaisuudessa, vaivannäkö tuskin kannattaa.

Juhlajulkaisun tavoitteena on esittää mielenkiintoinen julkaisu, joka voi toimia myös yrityksen tai yhdistyksen keulakuvana. Juhlajulkaisuilla voidaan vaalia imagoa, lisätä tunnettuutta valtavasti ja myös vahvistaa asiakas- tai jäsensuhteita. Ensimmäinen askel ammattimaisen juhlajulkaisun luomisessa on tarkka suunnittelu.

Vaihe 1 juhlajulkaisun luomisessa: Suunnittelu

Jos muistojulkaisun tuottaminen on ensimmäinen kerta, ensimmäiset ideat ja ajatukset on syytä aloittaa tilaisuudesta riippuen jopa vuosi ennen julkaisupäivää. On suositeltavaa vertailla aiempia muistojulkaisuja, jotta voidaan hyödyntää olemassa olevaa rakennetta

Lisäksi on tärkeää pohtia erilaisia kysymyksiä. Kuinka paljon rahaa voidaan käyttää juhlajulkaisun tuottamiseen? Minkä muotoinen ja minkälainen layout (sidottu, nidottu, neliön muotoinen, muotokuvamallinen, kirja, esite) olisi lopulta tuotettava? On myös tärkeää määrittää kohderyhmä: Mille yleisölle julkaisu on suunnattu? Alustavaan suunnitteluun kuuluu myös se, kuka tarkalleen ottaen koordinoi ja osallistuu juhlajulkaisun tuottamiseen ja millainen työaika sen tuottamiselle on varattu. Näihin kysymyksiin vastaamisen lisäksi on tärkeää määrittää julkaisuun sisällytettävä sisältö. Lisäksi kannattaa kysyä, otetaanko mukaan myös vierailevia kirjoittajia vai kirjoitetaanko kaikki tekstit itse. Huomioon on otettava myös se, miten juhlajulkaisu jaetaan, mikä vaikuttaa sen tuottamiseen.

Laadi aika- ja tuotantosuunnitelma. Jakelupäivä on lähtökohta, josta käsin edetään taaksepäin. Näin ollen aikataulu alusta alkaen rakentuu yleensä seuraavasti:

• Yli vuosi sitten: Pyydä tarvittaessa vierailevia kirjoittajia.
• Ennen vuotta: Määrittele juhlajulkaisun sisältö ja layout, jaa tehtävät nimetyille henkilöille, jotka keräävät tietoja, hankkivat kuvia, suunnittelevat asetelun jne.
• Kaksi tai kolme kuukautta ennen: Aloita tekstien muokkaus, varoita mahdollisista myöhästyneistä määräajoista, oikolue tekstit ja tarkista layout; jos ei käytetä joustavaa verkkopainoa, lähetä PDF-tiedostot painatusta varten.
• Neljä viikkoa ennen: lähetä juhlajulkaisu verkkopainolle, jotta sillä on riittävästi aikaa ja jotta virheet voidaan korjata ja painaa uudelleen.

Myös layout- ja tuotantosuunnitelma on suositeltavaa. Edellisessä tapauksessa merkitään, mikä sisältö tulee millekin sivulle, ja tuotantosuunnitelmasta käy ilmi vastaava eteneminen. Näin saat hyvän yleiskuvan juhlajulkaisun tuotannon etenemisestä.

Vinkki: Jos vieraiden kirjoitukset on tarkoitus sisällyttää juhlajulkaisuun, aseta määräaika vähintään viikkoa aikaisemmaksi kuin oikea määräaika. Ensinnäkään ei ole harvinaista, että kirjoittajat eivät pysty toimittamaan julkaisua määräpäivään mennessä, ja sinulla on vielä riittävästi aikaa korjata vierasartikkelit.

Vaihe 2 muistojulkaisun kirjoittamisessa: Rakenne

Muistojulkaisulla, kuten muillakin julkaisuilla, on looginen rakenne, ja sinun kannattaa noudattaa sitä. Muistojulkaisussa on myös elementtejä, jotka pitäisi tai joiden odotetaan integroituvan.

Ensinnäkin looginen rakenne: Muistojulkaisun kansilehdellä on otsikko "U1", joka on myös otsikko. Otsikko on juhlajulkaisun käyntikortti, ja lukijan pitäisi heti tietää, mistä juhlajulkaisussa on kyse. Se on myös suositeltavaa, jos julkaisu herättää kiinnostusta. Tämän jälkeen seuraa tervehdys tai tervehdyssanat. Etenkin yhdistyksissä ääneen pääsevät hallituksen jäsenet, suojelijat tai pormestarit sekä arvohenkilöt. Yrityksissä taas johto tai pomo puhuu yleisölle. Molemmille osapuolille on tärkeää, että he puhuttelevat kohderyhmää suoraan ja ottavat heidät mukaan tapahtumaan. On myös mahdollista vihjailla jostain sisällöstä tai antaa lyhyitä katsauksia menneistä vuosista.

Riippuen siitä, kuinka yksityiskohtainen muistojulkaisu on, suositellaan sisällysluetteloa tervehdyksen jälkeen. Näin voidaan luoda sopiva yleiskatsaus. Akateemiset muistojulkaisut edellyttävät sisällysluetteloa, koska siinä luetellaan myös akateemisten henkilöiden panos. Tämän jälkeen muistojulkaisu alkaa kronikalla, joka alkaa yhdistyksen tai yrityksen perustamisesta ja sisältää mahdolliset virstanpylväät. Myös julkaisun tilaisuus on mainittava. Jos julkaisussa mainitaan perustajalegenda, mukaan voidaan sisällyttää myös otteita hänen ansioluettelostaan.

Kronikkaa seuraavat kunnianosoitukset ja palkinnot joko yhdistysten pitkäaikaisille jäsenille tai kunniamaininnat sekä yrityksen kohokohdat. Tämän jälkeen seuraa nykytilanne ja tulevaisuuden näkymät. Tässä on paljon tilaa sisällölle. Joko käytät tätä runsaaseen omakuvaukseen (informatiivinen, mutta myös viihdyttävä) tai tulevaisuuteen suuntautuvaan näkemykseen tulevista hankkeista. Jos juhlajulkaisu toimii juhlan oheisjulkaisuna, on syytä luetella myös vastaava likimääräinen ohjelma tapahtumasta. Se olisi kuitenkin sijoitettava takaosaan, koska sillä ei ole enää suurta merkitystä juhlallisuuksien jälkeen. Vastaavasti muistokirjoituksessa asiaankuuluva sisältö olisi lueteltava ennen ohjelmaa.

Vaihe 3 juhlajulkaisun luomisessa: eri sisällöt

Muistojulkaisun sisällön on periaatteessa liityttävä kyseiseen tilaisuuteen. Lisäksi sen on esiteltävä yritys tai yhdistys sopivalla tavalla ja puhutteleva kohderyhmää. Keskimmäisessä osassa on esiteltävä yrityksen tai yhdistyksen nykytila sekä näkymät tulevaisuuteen. Siinä missä yhdistykset esittelevät tässä kohdassa osastojaan ja toimintaansa, yritykset esittelevät kohderyhmälle valitun vaikutelman. Tavoitteena on välittää juhlajulkaisun lukijalle, mitä yritys edustaa, mitä se tekee ja mitä visioita tai tavoitteita se tavoittelee. Myös yhteiskunnalliset sitoumukset voidaan mainita. On huolehdittava siitä, että sisältö on yhdenmukainen mahdollisten muiden julkaisujen kanssa.

Sisältöä luodessasi osiot olisi yhdistettävä mielekkäällä tavalla punaisella langalla. Mukaan kannattaa liittää oman henkilökunnan jäsenten henkilökohtaisia kommentteja, joissa kuvataan heidän näkemyksiään yrityksestä tai yhdistyksestä. Tämä tekee juhlajulkaisusta aidomman näköisen. Jos useat kirjoittajat pääsevät ääneen, on kuitenkin huolehdittava yhtenäisestä kirjoitustyylistä.

Vaihe 4: Juhlajulkaisun suunnittelu

Muistojulkaisua ei pitäisi julkaista vain mustavalkoisena teksteineen. Suunnittelu on tärkeä seikka lukijoiden mielenkiinnon herättämiseksi ja ylläpitämiseksi, ja siksi se olisi annettava ammattilaisen tehtäväksi.

Budjetista, tilaisuudesta ja juhlajulkaisun tuotantoon käytettävissä olevasta painosmäärästä riippuen juhlajulkaisu voidaan tuottaa esitteenä tai kirjana. Jos kyseessä on enemmänkin juhlavuoden ohjelmavihko, esite on jo kannattava. Jos taas halutaan esitellä satavuotiaan yrityksen tai yhdistyksen historiaa, kirja on sopivampi muoto. Esitteet voivat olla liimasidottuja, nidottuja tai kierresidottuja. Kirjat valmistetaan yleensä liimasidonnalla, mutta jos juhlajulkaisun halutaan olevan eksklusiivisempi, suositellaan lankasidontaa. Liimasidonnaiset juhlakirjat ovat kuitenkin edullisempia.

Juhlajulkaisun formaatti DIN A4 on luultavasti ensimmäinen asia, joka tulee mieleen. Koska juhlajulkaisu on kuitenkin erityinen julkaisumuoto ja sen pitäisi olla löysästi kädessä, voit valita myös muita formaatteja, kuten vaaka, neliö tai muu erikoismuoto. Juhlajulkaisussa käytettävän paperin on oltava korkealaatuista ja painavaa, jotta se tuntuu miellyttävältä ja jotta eri värit toistuvat loistavasti.

Näiden suunnitteluvaihtoehtojen lisäksi olisi käytettävä yhdistyksen/yrityksen graafista tai vaihtoehtoisesti jo julkaistuja fontteja. Julkaisun erityisluonteen vuoksi voidaan kuitenkin käyttää muotoiluelementtejä, kuten pintakäsittelyjä tai tyyliteltyjä numeroita. Layoutissa vapaat välit voivat varmistaa jalon yleisilmeen ja selkeyden. Täysin tekstin ja kuvien peittämät sivut näyttävät liian raskailta, eikä katsojilla ole juurikaan motivaatiota lukea niitä. Tällöin on parempi laajentaa juhlajulkaisun laajuutta. Infolaatikot tai kohokohdat auttavat myös lisäämään huomiota. Kuvat ovat tietysti ehdoton osa juhlajulkaisua. Ne olisi valittava erinomaisen laadukkaiksi, myös suurikokoiset tai kaksisivuiset kuvat. Myöskään heikkolaatuiset mustavalkokuvat eivät saisi olla suuria. Jos käytetään kuvia, ne voivat mieluiten havainnollistaa tekstejä houkuttelevalla tavalla. Suositeltavia ovat myös kuvat, joissa on ihmisiä; niiden tulisi olla aitoja, eikä mahdollisuuksien mukaan agentuurista peräisin olevia kuvia.

Miten juhlajulkaisu tulisi valmistella?

Muistojulkaisun kirjoittaminen vaatii paljon työtä ja aikaa. Yritä siis aloittaa suunnittelu mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, sillä vaikka kaikki olisi sovittu ja määritelty määräaikoineen, tulee yleensä aina uudelleenjärjestelyjä, myöhempiä mukautuksia tai viivästyksiä.

Suunnittelu/valmistelutyö:

• Määritä vastuualueet: Kuka luo mitäkin sisältöä, nimitä projektipäällikkö, joka seuraa kaikkea.
• Määritä asettelu, muoto ja laajuus
• Määritä yksittäisten aihealueiden sisältö ja jako
• Suunnittele juhlajulkaisun painatus.
• Hanki mielekästä visuaalista materiaalia

Juhlajulkaisun tuotannon aikana

• Kirjoittakaa tekstit tai teettäkää ne ja pitäkää huoli yhtenäisestä tyylistä, jotta eri puheenvuorojen sanamuodot eivät poikkea liikaa toisistaan.
• Täydennä asettelua jatkuvasti teksteillä ja kuvilla.
• Pyydä useita henkilöitä korjaamaan tekstit
• Muunna juhlajulkaisu PDF-tiedostoiksi ja valmistele ne painatusta varten.
• Valmiin juhlajulkaisun jakelu määräpäivään mennessä ottaen huomioon postitoimituksesta johtuvat viivästykset.

Infowerk:ssä voit painattaa monenlaisia esitteitä tai kirjoja. Olipa kyseessä mikä tahansa tilaisuus, kuten häät, syntymäpäivä tai hopea- tai kultahääpäivä - me painamme haluamassasi muodossa!